ChatGPTとAIで経理業務を効率化！メリットと実際の導入事例

経理業務は、企業の日常業務において極めて重要な役割を担っています。しかし膨大なデータの処理や複雑な計算、細かいミスのチェックなど、手作業による業務には多くの時間と労力がかかります。従業員の負担は大きいといわざるを得ません。

そこで最近注目を集めているのが、AI技術の活用です。特にChatGPTのような生成AIは、高い自然言語処理能力と柔軟性を活かして、経理業務の効率化を実現する強力なツールとして期待されています。

本記事では、経理業務におけるAIの現状と可能性について説明し、ChatGPTが経理業務にどのように貢献できるかを解説します。さらに、実際の企業がChatGPTを導入して得られた成功事例を紹介し、人間とAIの協働による経理業務の効率化について考察します。

経理業務におけるAI活用の現状と可能性

AI技術の進化により、経理業務にもAIを活用する動きが加速しています。特に注目されているのが、ChatGPTのような生成AIです。

生成AIの技術は、単なるデータの自動化や集計だけでなく、より高度な業務支援を可能にします。経理において複雑な財務データを読み取り、分析し、わかりやすくまとめる作業を効率化するのに非常に有効です。

例えばChatGPTは、膨大なデータからパターンを見つけ出し、異常値やエラーを検出できます。従来であれば人間の目による確認が必要だった部分をAIが自動的に行うことで、作業のスピードと正確性は飛躍的に向上します。

また、経理業務において頻繁に発生する問い合わせや報告書の作成も、ChatGPTを用いることで自動化が可能です。これにより、経理担当者はより戦略的な業務に集中でき、全体的な業務の効率化が図れます。

ChatGPTは多言語対応が可能であり、グローバルに展開する企業にとっては、国際的な取引やコミュニケーションを円滑に進めるための強力なツールともなります。多様な言語での会計資料や報告書の作成が容易になることで、海外拠点との連携もスムーズになるでしょう。

経理業務におけるChatGPT活用のメリット

経理業務にChatGPTを活用するメリットとしては、主に次の3つが挙げられます。

いずれも重要な要素なので、解説をしっかり頭に入れておきましょう。

業務効率化の実現

ChatGPTを経理業務に導入するメリットの一つは、業務効率の大幅な向上です。

経理業務は伝票の入力や仕訳、決算書類の作成など、時間と手間がかかる作業が多岐にわたります。従来上記の作業は人間が手作業で行うことが多く、ミスのリスクや処理時間の長さが課題となっていました。

しかしChatGPTのような生成AIを活用すれば、上記業務を自動化し、スピーディーかつ正確な処理が可能となります。

例えば、ChatGPTは大量のデータを短時間で処理し、必要な情報を瞬時に抽出する機能を持っています。また定型業務の自動化により、経理担当者は煩雑な作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようにもなるでしょう。

正確性と精度の向上

経理業務において、正確性と精度は極めて重要です。少しのミスが大きな財務的影響を及ぼす可能性があるため、業務の精度を高めることは企業にとって不可欠です。

ChatGPTは、正確性と精度の向上にも大きく貢献します。特に膨大なデータの処理において、AIの能力は人間を上回る正確さを発揮します。

例えば伝票処理や仕訳の作業において、ChatGPTは入力データのミスや不整合を瞬時に検出し修正できます。また複雑な会計ルールや税制に基づく判断も、ChatGPTを自動的に適用し人的ミスを防ぐことが可能です。

ChatGPTの活用によって、財務報告書や決算書類の正確性が大幅に向上し、企業はより信頼性の高い財務情報を活用できるようになるでしょう。

コスト削減と生産性向上

経理業務におけるChatGPTの導入は、コスト削減と生産性の向上にも大きな影響をもたらします。

従来の経理業務には多くの人手が必要であり、特にピーク時には臨時の人員を雇用するなどして対応するケースが多くみられました。しかしChatGPTを活用すれば、こうした人的リソースの負担を大幅に軽減できます。

例えば日常的なデータ入力や決算時の大量の伝票処理など、繰り返し行われる業務はChatGPTで自動化可能です。人手に依存せず、効率的に処理できるようになります。これにより経理部門で必要とされる人員の数を最適化し、人件費を削減できます。

またChatGPTは24時間稼働できるため、時間外労働や残業が発生するリスクも軽減され、さらにコスト軽減が期待できるでしょう。

経理業務効率化におけるChatGPTの活用シーン

ここでは、経理業務の効率化においてChatGPTが具体的にどのような場面で活用できるかを解説します。代表的なところとしては、次のような業務が対象となります。

順番に見ていきましょう。

決算書類の作成支援

決算書類の作成は、経理業務の中でも特に重要かつ複雑な作業の一つです。膨大なデータを正確に処理し、適切な形式で報告書を作成する必要があるため、多くの時間と労力が必要となります。

ここでChatGPTが果たす役割は非常に大きなものです。ChatGPTは日々の取引データや帳簿データを自動的に集計し、必要な形式で決算書類を作成できます。

ChatGPTは入力されたデータをもとに、損益計算書や貸借対照表といった決算書類の自動生成をサポートします。また会計基準や税法に基づいた正確な仕訳を自動で行い、報告書の形式に従ってデータを整理する作業も得意です。

さらにChatGPTは、過去の決算データや企業の財務状況を学習させることで、未来の財務予測やトレンド分析にも活用できます。

翻訳業務の自動化

グローバルに展開する企業では、経理業務において多言語の翻訳が求められることが多々あります。財務報告書や契約書、取引先とのメールのやり取りなど、さまざまな文書が多言語対応を必要とします。その都度、翻訳に時間と労力をかけるのが一般的です。

ChatGPTは上記のような翻訳業務においても、非常に有効なツールとなります。

ChatGPTは、複数の言語を正確に翻訳する能力を持っています。これにより経理部門は必要な翻訳業務を効率的に処理できるようになり、外部の翻訳サービスに依頼する必要がなくなります。

またChatGPTは財務用語や会計用語にも精通しているため、専門性の高い内容の翻訳も正確に行うことが可能です。翻訳ミスによるトラブルや誤解を未然に防げます

経理データの分析

経理業務におけるデータ分析は、企業の財務状況を正確に把握し、戦略的な意思決定を行う上で欠かせないプロセスです。しかし大量のデータを手動で分析するには時間がかかり、複雑な分析には専門的な知識も必要です。

ここで、ChatGPTの高度なデータ処理能力が大いに役立ちます。

ChatGPTは大量の経理データを迅速に処理し、パターンやトレンドを分析できます。例えば売上データや支出データをもとに、将来の収益予測を行ったり、異常値を検出して潜在的な問題を早期に発見したりといったことが可能です。

さらにChatGPTは、分析結果をわかりやすく報告書形式で出力できるため、経営陣やほかの部門への説明が容易になります。結果としてデータに基づいたスピーディーな意思決定が可能となり、企業の競争力を高めることにつながる

でしょう。

社内報告書・レポート作成

経理部門において、社内報告書やレポートの作成は日常的に行われる重要な業務です。経営への定期的な財務状況の報告や、部門内での業務進捗の共有などに用いられ、正確かつわかりやすい説明が求められます。

しかし、膨大なデータを整理し適切な形式で報告書を作成するのは簡単ではありません。ここでChatGPTが能力をいかんなく発揮します。

ChatGPTは膨大なデータを瞬時に整理し、指定されたフォーマットに基づいて報告書を自動生成できます。例えば月次報告書や四半期決算報告書など、定型的な文章はもちろん、特定のテーマに応じたカスタマイズされたレポートも作成可能です。

ChatGPTは自然言語処理能力に優れているため、専門的な会計用語を用いたレポートもわかりやすく書き上げられます。これにより報告書の作成時間が大幅に短縮され、経理担当者はほかの重要な業務に集中できるようになるでしょう。

請求書の自動作成

請求書の作成は、経理業務の中でも頻繁に行われるタスクの一つです。正確な金額や取引先の情報を含めた請求書を迅速に作成し適切に発行することは、企業のキャッシュフロー管理において重要です。遅延やミスは許されません。

ChatGPTの活用によって、請求書の作成プロセスも大幅な効率化が可能です。

ChatGPTは経理システムと連携して必要なデータを自動的に取得し、指定された形式で請求書を作成します。取引の内容・金額・期日などの情報を基に、正確な請求書を瞬時に作成可能です。

また、複数の取引先に対する請求書の一括生成や、繰り返し行われる取引に対する定期的な請求書の自動生成も容易に行えます。

一連の自動化により、請求書作成にかかる時間は大幅に削減され、担当者の負担軽減に繋がります。

Excelやマクロの作成支援

経理業務において、Excelは非常に強力なツールとして広く利用されています。財務データの管理や分析、レポートの作成など、多くの業務がExcelを基盤に行われています。

しかし複雑な数式やマクロの作成は担当者にとって負担が大きく、スキルや経験が求められる作業です。ここでChatGPTの支援が大いに役立ちます。

ChatGPTは、Excelに関連する数式やマクロの作成を支援できます。例えば特定のデータを集計するための関数や、繰り返し作業を自動化するマクロのコードを生成するような支援が可能です。

ユーザーが求める機能や結果を自然言語で説明するだけで、ChatGPTがそれに適した数式やマクロを生成し、即座に提供するという流れです。これにより、経理担当者は高度なExcel操作を短時間で行うことができ、業務の効率化が図れます。

社内問い合わせ対応の自動化

経理部門には、社内の他部門からの問い合わせが頻繁に寄せられます。さまざまな問い合わせに迅速かつ正確に対応しなければいけませんが、多大な時間と労力が必要です。ここでChatGPTを活用した自動化が大きな効果を発揮します。

ChatGPTは、経理に関する社内の問い合わせに対して自動的に適切な回答を提供できます。例えば過去の支払い履歴や予算の詳細情報を瞬時に検索し、担当者に代わって回答を生成可能です。これにより、経理担当者が直接対応する必要がなくなり、問い合わせ対応にかかる時間を大幅に削減できます。

またChatGPTは24時間対応が可能であり、深夜や休日に寄せられる問い合わせにも迅速に対応できます。社内のコミュニケーションは円滑になり、業務の停滞を防ぐことにつながるでしょう。

ChatGPTを経理業務に導入する際の注意点

ChatGPTを経理業務に投入する際には、次のような点に注意する必要があります。

順番に解説します。

データセキュリティとプライバシーの配慮

経理業務において取り扱うデータは、企業の財務情報・従業員の個人情報・取引先の機密情報など、非常にセンシティブな内容を含んでいます。そのためChatGPTを導入する際には、データセキュリティとプライバシー保護に細心の注意を払う必要があります。

ChatGPTがアクセスするデータの範囲を厳密に制御し、必要最小限の情報のみ利用するよう設定しましょう。またデータの暗号化やアクセス権限の厳格な管理を行い、不正アクセスや情報漏えいのリスクを最小限に抑える措置を講じることも重要です。

プライバシーの観点からは、個人情報保護法などの法規制を遵守し、個人データの取り扱いに関するポリシーを明確に定めることが不可欠です。例えば従業員の給与データや健康情報など、特に機密性の高い情報を取り扱う場合には、データ処理の過程で適切な匿名化やデータの最小化を行うことが求められます。

人間による確認の重要性

ChatGPTを経理業務に導入することで、多くの業務を効率化し生産性を高めることができますが、それでも人間による確認は欠かせません。AIが生成する結果は膨大なデータやアルゴリズムに基づいていますが、全ての状況を完全に理解し適切に対応しているわけではないからです。

経理においては、単純なデータ処理を超えて、取引の特殊性や一時的な会計処理の必要性など人間の経験や判断力が求められるケースが多々あります。AIが自動生成した報告書や分析結果は、そのまま採用するのではなく必ず人間の目で確認し、内容に誤りがないか検証するプロセスが大切です。

またAIが誤ったデータを学習してしまった場合とその後の処理や出力結果にも影響が出る恐れがあります。定期的にAIの出力を監査し、必要に応じてデータの修正やアルゴリズムの見直しを行うことも不可欠です。

最新の法規制や会計基準への対応

経理業務において、法規制や会計基準の遵守は極めて重要です. 会計基準は定期的に更新されるため常に最新の情報に基づいた業務が求められます。

ChatGPTを経理業務に導入する際には、最新の法規制や会計基準に対応できる設定・運用が不可欠です。

まず定期的なアップデートは必ず意識しましょう。これは特に、税制の変更や新たな会計基準の導入があった際に重要となります。ChatGPTが上記の変更を正確に理解し、適切に処理を行えるようになるためには、継続的なメンテナンスが求められます。

また、法規制や基準の変更に対応するためには、人間がAIに対して適切な指示や設定を行うことが重要です。例えば新しい基準に基づく報告書の形式や内容を設定する際には、専門家の知識が欠かせません。

さらに、AIが誤って古い規制に基づいて処理を行ってしまうリスクもあります。定期的にAIの出力を監査し、最新の規制や基準に合致しているかを確認しましょう。

経理×AIの活用事例

ChatGPTに代表される生成AIは、既に数多くの企業の経理業務に活用されています。ここでは次の5つの企業に絞って、実際にどのように役立てられているかを紹介していきます。

NTTデータ

NTTデータは、ファーストアカウンティング株式会社と協業し、経理特化型AIである「Remota」を国分グループ本社株式会社に提供しています。

従来は請求書の類をいったん経理部へ郵送し、グループ内の各社経理部が請求内容を手動入力し、自社システムに収めるという段取りでした。しかしシステム導入後は、請求書の類をクラウドストレージにまとめたあとは、Remotaによって確認プロセスを自動化し、請求内容を自社システムに自動入力するという流れになっています。

サービスの導入により、領収書の使い回しや整合性の確認などのチェック業務が効率化されました。経理担当者の負荷を軽減し、正確で高速な処理の実現に成功しています。

LINE WORKS

LINE WORKSは、AI-OCRを活用し、異なるフォーマットの領収書や請求書の処理を自動化するサービスを提供しています。

AI-OCRの導入によって、請求書などの自動読み込みとテキストデータ化が可能となりました。読み込んだデータは自動的にシステム管理に回され、経費精算や社内申請プロセスの経理作業の効率化に繋がっています。

さらにAIチャットボットと組み合わせることで、申請に必要な項目の不備がある場合に経理担当者の目を通すことなく、自動で不備項目についてのやり取りができるようにもなりました。これにより、さらにスムーズな経費精算フローを構築しています。

明治安田生命保険相互会社

明治安田生命保険相互会社では、経費精算プロセスの効率化や経費統制の強化を目指して、AIベースのシステムである「SAPPHIRE」を導入しました。

導入前には、年間数万件にも及ぶ経費精算を管理職が一つ一つ承認するという、時間と労力を大きく消耗する作業を行っていました。しかしSAPPHIREの導入により、管理職による承認業務は原則として廃止。年間約5,300時間の業務時間削減に成功したといいます。

二重精算などの不備も大幅に減少し、経費統制の質も向上。収益管理部グループマネージャーは、AIの活用によって管理職がより生産的な業務に注力できるようになったと述べています。

花王ビジネスアソシエ株式会社

花王ビジネスアソシエ株式会社は、経理業務の効率化や精度の更なる向上を目指して、AIソリューションである「Remota」を導入しました。

導入の背景としては、経理業務のチェック作業に対するリソース不足の課題がありました。特にチェック業務を行う従業員の高齢化が進んでおり、新たな業務の習得が難しいことが大きな課題点だったといいます。

Remotaには、紙の帳票をデジタル化し、勘定科目の自動判定や源泉徴収税などのチェックを自動化できる能力があります。導入後は、従来行っていた定型業務を極限まで削減し、効率的に業務を行える環境作りの構築に成功しました。

また、単に業務の効率化を図るだけでなく、税制コンプライアンスの遵守にも繋がったといいます。

C&Cビジネスサービス株式会社

C&Cビジネスサービス株式会社では、経理財務部門への社内問い合わせの多さが、業務効率に大きな影響を与えているという問題がありました。これを解決するために導入されたのが「CloudAIチャットボット」です。

チャットボットによる問い合わせ対応の自動化により、問い合わせ件数は1,221件から155件へと85％以上の大幅減。これに対応する形で、必要な工数も150時間から65.4時間と、半分以上削減されたといいます。

工数削減により、経理財務部門のスタッフは従来の問い合わせ対応に費やしていた時間を、より生産的な業務に充てられるようになりました。

AIと人間の協働による経理業務効率化

AI技術の進化により、経理業務の効率化が飛躍的に進んでいます。しかしAIが全ての業務を自動化できるわけではありません。AIと人間がそれぞれの得意分野で力を発揮し、協働することで、業務の精度と効率は最大化されます。

ここでは、AIが得意とする業務と人間が得意とする業務について、それぞれ詳しく解説します。

AIが得意とする業務

AIが特に得意とするのは、データ入力や単純計算といった定型業務や、大量のデータを高速で処理・分析する作業です。上記の業務は繰り返し作業が多く正確性が求められるため、人間が手作業で行うとミスが発生するリスクが高まります。また、一般的に多大な時間が必要です。

しかしAIであれば、膨大なデータを瞬時に入力し、エラーの検出や自動生成を行えます。これにより、従来であれば数時間から数日かかっていた作業が、わずかな時間で完了するようになります。

また、AIは大量のデータを一括で処理し、そこから有益な分析を抽出するのが得意です。経理データのトレンド分析や異常値の検出など、膨大なデータを瞬時に解析し、スピーディーな意思決定をサポートします。

人間にしかできない業務

AIが得意とする定型業務やデータ処理に対して、人間が持つ強みは、複雑な状況判断や意思決定、顧客や取引先とのコミュニケーションといった領域にあります。上記の業務は、感情や経験に基づいた判断が必要なため、AIだけでは対応が難しい部分です。

経理業務には、単にデータを処理するだけでなく、企業の戦略や市場の動向を踏まえた判断を下す場面が多々あります。新しい会計基準への対応や特定の取引におけるリスクの評価などです。上記をこなすのはAIだけでは難しいといわざるを得ません。

顧客や取引先とのコミュニケーションにおいても、人間が重要な役割を果たします。経理担当者は取引先との交渉や顧客対応を通して、信頼関係を構築しなければいけません。対人関係においては、単に正確な情報を提供するだけでなく、相手の感情や背景を理解し適切な対応を行うことが求められます。これは人間にしかできない業務です。

このように、少なくとも現時点においては人間にしかできない経理業務はたくさんあります。「AIに仕事を奪われる」という表現がしばしば使われますが、まだまだ人間の領域は数多く残されていると考えるべきでしょう。

まとめ

AI技術、とりわけChatGPTの導入は、経理業務において大きな変革をもたらしています。AIはデータ入力や分析・報告書の作成など、定型業務を正確に処理する能力を持っています。業務効率化とコスト削減を目指すのであれば、AIの導入は欠かせません。

しかし複雑な状況判断や顧客とのコミュニケーションといった領域では、依然として人間の経験と判断力が重要です。大切なのは、AIと人間が共同して、高度な業務効率化と精度向上を実現していく姿勢です。

これからの経理業務は、AIを効果的に活用しつつ、人間の強みを活かしたハイブリッドなアプローチが鍵となるでしょう。