社員情報管理とは？重要性や目的・具体的な実践方法を解説！

社員情報管理とは、社員に関する人事労務情報を管理することを指します。

社員情報には、社員の部署や役職などに加え、生年月日、住所など個人情報も含まれるため、慎重に取り扱わなければなりません。

当記事では、社員情報管理の重要性や目的をはじめ、管理する具体的な方法や項目を詳しく解説します。社員情報管理について、当記事のみで深く理解できる内容となっていますので、ぜひ参考にしてください。

社員情報管理とは

そもそも社員情報管理とは、社員の名前や住所、生年月日などの基本情報から、部署や役職、業績など、会社でのポジション・実績に関する情報を管理することです。

社員情報を管理することで、適切な人員配置や人事評価に役立てることができます。

まずは、社員情報管理の重要性や目的、メリット・デメリットを確認していきましょう。

社員情報管理の重要性

社員情報管理は、組織を円滑に運営する上で重要です。社員を雇い、健康保険や厚生年金などの各種届け出をするには、さまざまな情報が必要となります。

情報が必要なときにすぐに確認できなければ、無駄な手間が発生してしまいます。このような手続きをスムーズに行うためにも、社員情報の管理は必要不可欠です。

また、社員情報には氏名をはじめ、住所や性別、生年月日など、多くの個人情報が含まれます。企業が個人情報を扱う場合は、第三者にデータが、意図せず見られてしまうようなことは、防がなければなりません。

もし、個人情報が漏れてしまった場合、企業の社会的信用の失墜につながることや、訴訟を起こされるリスクがあります。

これらを防ぐためにも、社員情報の管理はとても重要です。

社員情報管理の目的

社員情報管理の目的は、会社での役職やポジション、実績を管理し、人事評価や人員配置の基準として活用することです。

特に社員の実績を漏れなく管理し、人事評価時に適用できれば、社員のモチベーション向上につながります。また、社員のスキルや資格を把握しておくことで、適切な人員配置のために活用できます。

以上のことから、人事関連の手続きや業務を効率化するために社員情報を適切に管理することは、非常に重要です。

社員情報管理をするメリット・デメリット

社員情報管理をするメリットは、人事関連業務の効率化ができることです。社員の基本情報を管理することで、公共機関へ提出する書類などに必要な情報をスムーズに活用できるようになります。

また、社員の実績やスキル、資格を管理しておくことで、人事評価や人員配置にも活用できることがメリットです。

一方で、社員情報は個人情報を含むため、意図せず第三者に見られないよう、適切に管理しなければなりません。そのためには、ログイン認証機能を持つ社員情報管理用のシステムを導入し、一部の社員しか情報確認をできない状況にすることが必要不可欠です。

当該システムの導入や維持にコストが必要なことが、デメリットとして挙げられます。

社員情報を管理する方法

社員情報を管理する方法は、以下が挙げられます。

当セクションでは、これらの方法についての解説に加え、社員情報の管理に必要なデータを解説します。

手動での管理

従来のデータ管理方式として、社員情報を紙やExcelシートで手動で管理をする方法があります。

導入コストがかからず、使い慣れているツールであるため使いやすいというメリットがあります。しかし、紙で管理する場合は紛失する恐れがあるほか、Excelシートを用いた方法だと誤ってデータを削除するなど、ヒューマンエラーを引き起こしてしまう可能性があります。

個人情報は適切に管理しなければならないため、手動での管理は推奨されません。

システムを利用した管理

社員情報は、システムを利用して管理する方法がおすすめです。

社員情報の管理に特化したソフトウェアを使用すると、各情報を効率的に検索することや、分析することが可能です。そのため、人事に関する手続きや評価面談、人員配置などで社員情報が必要な際に、スムーズにデータを活用できます。

また、このようなソフトウェアは、第三者が簡単に閲覧できないよう、ログイン機能が設けられているため、セキュリティ面でも安心できます。

クラウドやツールを利用した管理

近年では、クラウドのツールを活用した社員情報管理も人気が高まっています。

インターネットに接続できる環境であれば、社内外問わずアクセス可能であり、社内サーバーにデータを保存する必要がないため、サーバーの容量を圧迫するような心配がありません。

また、クラウドサービスは定期的なバックアップを自動で取得できるサービスが多く、万が一データが壊れたとしても復旧が容易であるため、可用性が高いというメリットがあります。

社員情報の管理項目

社員情報の管理項目は以下4つに分類されます。

社員情報を管理するうえで、それぞれ必須の項目です。各項目について詳しく解説します。

基本情報: 名前、住所、生年月日

基本情報とは、社員の名前・住所・生年月日・性別・入社日など、日常的に変更されることがないデータです。結婚や引っ越しを機に、名前や住所に変更がある場合は、迅速なデータ修正が必要となります。

職務関連情報: 役職、部署、業績

職務関連情報は、社員の役職・部署・業績など、職務内容や実績に関する情報です。これらのデータを適切に管理できれば、人事評価や人員配置の参考となります。

スキル・資格情報

スキル・資格情報は、社員が保有している専門的なスキルや、取得している資格情報です。主に社員の能力開発の参考となり、不足しているスキル・資格を補うためのセミナー・研修の計画のために活用されます。

勤怠情報: 有休、遅刻・早退、残業

勤怠情報は、社員が取得した有休・遅刻早退や、実施した残業時間のデータです。これらのデータは、有給取得日数の管理や、給与の計算のために使用されるため、正しく管理することが求められます。

社員情報のセキュリティ

続いて、社員情報データの保護の重要性や、セキュリティ対策方法、万が一データが漏洩した場合の対応策を解説します。

データの保護の重要性

社員情報には個人情報が含まれるため、セキュリティ対策には万全を期さなければなりません。

もし誰でも社員情報が見られる状態であるなど、データを管理する方法が適切でなければ、容易に情報が流出してしまいます。一度でも情報漏洩してしまうと、社員や世間からの信頼を失うことにつながります。

このようなリスクを回避するためにも、社員情報は厳重に保護しなければなりません。

セキュリティ対策のベストプラクティス

社員情報を保護するためのセキュリティ対策において、データを確認する際のログインID・パスワードを用いたログイン認証は最低限導入しましょう。そうすることで、ログインIDやパスワードを知らないユーザーが簡単にアクセスできなくなります。

しかし、安直なパスワードであれば推測され、システムに不正アクセスされる可能性があります。パスワードを決める際は、「英字」「数字」「記号」を混ぜ合わせ、10桁以上で指定するなど、強固なパスワードポリシーを設定しましょう。

また、ログインID・パスワードのほかに、一時的なセキュリティコードを発行し認証をする「2段階認証」方式を導入すれば、セキュリティはさらに強固になります。

これらの対策を実施すれば、最低限のセキュリティ対策を講じることが可能です。

万が一のデータ漏えい時の対応策

情報漏洩が発生した際は、被害を最小限にとどめることが最も大切です。まずは、二次被害防止の応急処置として社員情報に外部からアクセスできないよう、ネットワークの遮断やサービスの停止措置などを実施します。

また、特別な理由がない限り、漏洩した個人情報を持つ本人へ情報漏洩した旨の通知をします。脅迫など、何らかの犯罪行為に個人情報が利用される恐れがある場合、警察へ届け出ることも必要です。

上記対処が完了したのち、再発防止策を検討し実行するため、データ漏洩の原因の調査が必要です。調査結果から、セキュリティに不備がある点の補強を行い、恒久対策を実施することが求められます。

詳細はIPA（情報処理推進機構）の情報漏洩発生時の対策ポイント集を確認し、データ漏洩時の対策手順を策定しましょう。

（参考：情報漏えい発生時の対応ポイント集）

法的観点からの社員情報管理

社員情報管理は、個人情報保護法・労働基準法と密接に関係しています。社員情報について不適切な管理を行うと、不利益を被った社員に裁判を起こされるリスクがあるため、適切な管理が求められます。

当セクションでは、これらの法的観点における社員情報管理と、法的トラブルの回避方法を解説します。

個人情報保護法との関連性

社員情報には、氏名をはじめ、住所や生年月日などの個人情報が含まれます。そのため、社員情報を管理する際は、個人情報保護法に違反しないよう個人情報の管理・取り扱いをしなければなりません。

社員の個人情報を取得する場合は、利用目的を特定した上で正式な書面で通知し、その範囲内で使用しなければなりません。取得した情報は、漏洩が生じないよう万全なセキュリティ対策を実施する必要があります。

また、第三者に情報を提供する際は、あらかじめ本人からの同意を得て、必要な情報だけを提供することが求められます。

労働基準法との関連性

社員情報管理は、社員の勤務・残業時間や給与の正確な把握も必須であることから、労働基準法とも密接な関係があります。

労働基準法は、労働時間や賃金の支払い方式、賃金制度など、労働条件に関する最低基準を定めた法律です。社員の権利を保護するためにも、労働基準法に基づき、勤務時間相当の適切な給与支払いができる状態にしなければなりません。

よって社員情報管理では、社員の勤務時間や残業時間を正確に把握することが求められます。

法的トラブルの回避方法

個人情報保護法や労働基準法などの法律は、時代の流れとともに変化を続けています。

例えば、個人情報保護法において個人の情報が漏洩した際、2022年3月以前は報告義務がありませんでした。しかし、2022年4月に施行された「令和２年改正個人情報保護法」において、情報漏洩をした際には個人情報保護委員会に報告する法的義務が課せられました。

このように、法律は定期的に見直され改訂を繰り返しているため、継続的に法律をチェックしなければなりません。

法律に改定があった場合は、自社の社内情報管理の運用やシステムと照らし合わせ、適宜修正することが求められます。

社員情報管理システムの導入時のポイント

社員情報管理システムを導入する際は、必要な機能を洗い出し、予算と照らし合わせて選定しなければなりません。また、システムのカスタマイズ性や拡張性も重要なポイントです。

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

必要な機能の洗い出し

社内情報管理システムを導入する際は、まず必要な機能を洗い出しましょう。

例えば、交代制、パート・アルバイトの不規則勤務やフレックス勤務など、柔軟な勤務体系の会社である場合、それらの管理可否が重要なポイントとなります。

また、社員のスキルや資格、評価内容などの社員情報をシステムでどこまで管理するかについて、人事部門の社員で慎重に検討する必要があります。

予算とコストパフォーマンスの検討

社員情報管理システムの使い勝手や機能が多くなるにつれて、導入に必要なコストも増加します。

また、システムにかかるコストには、初期導入時に一時的にかかるものと、運用中に継続的にかかるものの2種類があります。多くの企業では予算の上限が決められているため、予算内で自社の運用に適しているシステムを選定しなければなりません。

システムのカスタマイズと拡張性

先ほど解説した通り、社内情報管理を行う際には、個人情報保護法や労働基準法を考慮しなければなりません。これらの法律は定期的に見直され、改訂を繰り返していますので、これらの変化に対応できるシステムを選定することが必要です。

また、すでに導入しているシステムにデータを連携したい場合、スムーズに連携できる機能の有無も選定するポイントとなります。

社員情報管理を効率的に運用するには

社員情報管理を効率的に運用するには、組織内で連携し、継続的にデータを見直し・更新する必要があります。また、社員のプライバシーを尊重し、不用意な情報の公開を避けるよう、運用ルールを周知徹底しなければなりません。

それぞれの手段について、詳しく解説します。

チームとの連携強化の方法

社員情報管理を効率的に運用するには、各業務をチームで分担し、連携しなければなりません。

まずは、社内で管理が必要な項目を洗い出し、チーム内で協議した上で管理業務を分担します。そして、管理している内容について定期的に情報共有のミーティングを行うことで、データの入力や更新漏れを相互に連携して確認することができ、精密な社内情報管理が実現可能です。

継続的なデータの見直しと更新

社内情報の管理項目には、勤怠・残業情報や実績情報など、追加・更新が必要なデータがあります。

勤怠・残業情報のデータの更新が漏れてしまうと、適切な給与支払いが行えず、労働基準法に違反することになりかねません。また、実績情報の管理ができなければ、人事評価にてデータを活用できず、社員の働く意欲に影響します。

よって、社員情報のデータ更新漏れが起こらないよう、定期的にデータの見直しや更新業務を行うことが必要不可欠です。

社員のプライバシーを尊重する姿勢

社員情報には、氏名・住所・生年月日などの個人情報が含まれています。本人の許可を得ずに個人情報を第三者に公開することは、個人情報保護法にて違法であると定められています。

もし、誤って個人情報が漏れてしまった場合、社員や世間からの信用失墜につながります。

社員のプライバシーを尊重するためにも、社員情報は慎重に管理し、厳重なセキュリティ対策を施さなければなりません。

「社員情報管理」に関するよくある質問（FAQ）

ここからは、「社員情報管理」に関するよくある質問（FAQ）を解説します。

社内管理システムと情報管理システムはどう違いますか？

社内管理システムは、情報管理システムの一部です。

社内管理システムは、人事や経理など、企業内のさまざまな業務プロセスを管理し、効率化するためのシステムです。

一方で、情報管理システムは、社内情報や商品情報など特定の情報を効率的に収集・管理し、保存しておくためのシステムです。

情報管理システムとは具体的にどのようなものですか？

情報管理システムとは、特定の情報をデータベースに保存し、データの追加や更新、検索を効率的に行えるソフトウェアです。

基本的には、アクセス権を制御するようログイン機能が設けられていることや、誤って情報が消えても復元できるようにデータのバックアップ機能が含まれます。

情報管理システムにはどのような種類がありますか？

情報管理システムには、主に以下のような種類があります。

名称	概要
CRM（Customer Relationship Management）	顧客関係管理システム
ERP（ Enterprise  Resource Planning）	企業資源計画システム
HRM（Human Resource Management）	人的資源管理システム
DMS（Document Management System）	文書管理システム

これらは情報管理システムの一部であり、それぞれ目的や利用シーンに応じて用途が異なります。

人事管理システムの主な機能や特徴は何ですか？

人事管理システムには、社員の基本情報や職務経歴をはじめ、人事評価や研修履歴などのデータを管理する機能があります。

また、これらのデータを有効活用し、勤怠管理や給与の計算、人事評価業務の効率化・自動化を実現できます。

人事管理システムは個人情報も管理するため、ログイン認証機能が設けられていることが一般的です。

まとめ

今回の記事では、社員情報管理の重要性や目的、管理する具体的な方法や項目を解説しました。

社員情報管理は、個人情報保護法や労働基準法と密接に関係しているため、正確なデータ管理が求められます。当記事を参考にして、効率的かつ正確な社員情報管理を行い、円滑な企業運営を実現しましょう。