タイムマネジメント活用術！組織の生産性を向上する方法を解説

タイムマネジメントの重要性は？
どう活用すれば生産性が向上するの？
組織にタイムマネジメント文化を浸透させたい

タイムマネジメントは、時間を効率的に使って生産性を向上させるためのスキルです。

しかし、具体的にタイムマネジメントを実践する方法や、チームへ浸透させる方法が分からないという方も多いでしょう。

当記事を読めば、タイムマネジメントのメリットと重要性を改めて理解でき、効果的に実践する方法を学ぶことができます。ぜひ参考にしてください。

タイムマネジメントのメリットと重要性

タイムマネジメントは、効率よくタスクを遂行する上で、必要不可欠なスキルです。また、ワークライフバランスを維持し、ストレスを軽減するのにも役立ちます。

まずは、タイムマネジメントのメリットと重要性について、詳しく解説していきます。

タイムマネジメントがなぜ大切なのか

タイムマネジメントが大切な理由は、効果的に実践することで、短い時間で大きな成果を出すことができるためです。

タイムマネジメントを実践する際は、持っているタスクについて「重要度」と「緊急度」の大小を考慮して、タスクの優先順位を明確にします。そうして自身が持っているタスクを「見える化」することで、自身が成果を上げるためには、どのタスクに注力すべきか判断しやすくなります。

これにより、重要度や緊急度が低いタスクに惑わされることなく、成果がでるタスクに注力できるようになり、短時間で大きな成果を出すことができます。

短時間で効率よく業務を遂行できるようになれば、残業時間が減り長時間労働から解放され、ワークライフバランスが取れるようになります。

結果ストレスが軽減し、余暇に自己実現の促進が可能となるためウェルビーイングが向上します。

このようにタイムマネジメントは、生産性向上だけでなく、個人の健康や幸福にも寄与する非常に大切なスキルです。

 タイムマネジメントが組織に及ぼす影響

タイムマネジメントを組織全体で取り組むことにより、残業時間を大幅に削減することが可能です。これにより残業分の人件費が減少することはもちろん、光熱費も削減することができます。

「効率よく仕事をすることが当たり前」である風潮を浸透させることで、「ダラダラ残業」の文化がなくなり、組織全体のパフォーマンスが向上します。これによりプロジェクトの完了時間が短縮され、生産性が向上します。

残業が減り、過重労働から従業員を解放することで、ストレスが軽減され、働きやすい職場環境が整備できます。

このようにタイムマネジメントを適切に実施することにより、組織のパフォーマンス向上はもちろん、従業員満足度の上昇にもつながります。

タイムマネジメントの課題

タイムマネジメントは、経営者やリーダーなどマネジメントを行う立場の人ほど必要性が増します。タイムマネジメントが不十分な場合、重要なタスクが遅延したり、企業全体の生産性が低下したりする可能性があるためです。

また、経営者のタイムマネジメントのスキルは、従業員に対する指導や、企業文化の形成にも影響を与えます。

当セクションではこのような問題の詳細について、

の2点を解説していきます。

ビジネスリーダーが直面するタイムマネジメントの課題

ビジネスリーダーは、多数のタスクと、自身の組織内外の人々からの要求に対処しなければならず、これらを適切に管理しなければなりません。

特に、組織内のほかのメンバーとの突発的なタスクやコミュニケーションも発生しがちであり、自身のタスク管理が困難になるケースがあります。

また、複数のプロジェクトを掛け持ちして管理するケースも多く、プロジェクトをまたいでタスクの優先順位づけをしなければなりません。

さらに部下の教育やマネジメントなど、自身以外のマネジメントも必要であり、ビジネスリーダーの課題は多岐にわたります。

このように、ビジネスリーダーにおいてはさまざまなタスク発生を考慮した、タイムマネジメントが要求されます。

企業の成長とタイムマネジメントの関係性

企業が成長するほど、タイムマネジメントがより重要になります。

一般的に企業規模が大きくなるにつれて、稟議・決裁などの承認作業や自社の定例会議、他社との商談など、経営者やリーダーが対処しなければならないタスクや問題が増えるからです。

次々に新しいタスクが増えていくため、既存タスクを迅速に処理し、新しいタスクに対処する能力が必要となります。

そのため、企業が成長するほど、タイムマネジメントの重要性は増します。組織全体でタイムマネジメントのスキルを習得することが求められるため、社員全員への教育が必要です。

タイムマネジメントのスキルとツール

以上述べた課題を解決するには、

ことが必要不可欠です。

続いて、タイムマネジメントの具体的な実践方法と、タイムマネジメントをする際におすすめのツールをご紹介します。

優先順位づけと効率的なタスク管理

タイムマネジメントでは、以下のように重要度と緊急度にもとづいて、タスクに優先順位をつけていきます。

これにもとづいて、1や2などの重要なタスクのマネジメントに重点を置き、短時間で大きな成果を上げることがタイムマネジメントの目的です。

一方で、重要ではない3や4の業務については、効率化やデリゲーション（上司が部下に仕事を任せる「権限委譲」のこと）が求められます。

重要でない業務の効率化において、最も推奨される手段は「捨てる」ことです。もし業務を捨てることができれば、その業務にかかる時間が0になり、非常に大きな効率化ができます。

よって、まずは現在行っている業務を廃止できないかを検討しましょう。

捨てることができなければ、業務にかかる時間を短縮できないか(効率化できないか)や、ほかの人に仕事を任せられないかを検討してみましょう。

ビジネスでのデジタルツールの活用方法

タイムマネジメントを実践する際、デジタルツールを活用することは非常に有効です。

デジタルツールを使うことで、タイムマネジメントの効率化ができることはもちろん、チーム内での情報共有もできるようになり、組織全体の生産性向上につながります。

例えばカレンダーアプリや、タスク管理ツール、プロジェクト管理ツールなどを使用して、タイムマネジメントを実践することがオススメです。

具体的には、Google カレンダーを利用したカレンダー形式でのスケジュール管理や、Microsoft To Doを用いたタスク管理、Trelloを活用したプロジェクト管理などが挙げられます。

デジタルツールを活用すれば、タイムマネジメントを可視化して実践でき、チーム内での情報共有が非常に容易となります。

チームと組織のタイムマネジメント

タイムマネジメントは自身のために行っても効果がありますが、チームを挙げて取り組めば、組織全体の生産性向上につながります。

ここからは、チーム内でのタイムマネジメントの最適化方法とミーティングやプロジェクト管理で効率的なタイムマネジメントについて解説します。

チーム内でのタイムマネジメントの最適化

チーム内でのタイムマネジメントを最適化するポイントは3つです。

まずは、チームのタスクを明確にして、優先順位づけを行いましょう。そのうえで、チームメンバーのスキルを把握し、適切な人員配置とタスク分担が必要です。

またプロジェクトが進行すれば、タスクの前倒し完了や進捗遅れなどで、リスケジュールが必要な場面も出てきます。タスクを前倒しで完了している人が、遅れている人のフォローを行うなど、チーム内で協力してタスクを完了させるという姿勢が大切です。

これらの作業をサポートしてくれるツールを検討し、使用することも重要です。タスク状況がリアルタイムに確認できるかや、タスクの割り振りを簡単にできるかなど、チームのプロジェクト管理が容易かという視点で使用するツールを検討しましょう。

ミーティングやプロジェクト管理で効率的なタイムマネジメント

ミーティングは、議題について限られた時間内で検討し、回答を導き出さなければなりません。会議時間を短縮するためにも、会議の目的や議題、アジェンダ(話し合う題目を端的に記したもの)などの資料共有は事前に行っておきましょう。

そうすることで、会議中に議題や資料確認をする時間が省け、目的に向けた話し合いのみに集中することができます。

プロジェクト管理においては、まずタスクの開始日と終了日を設定し、全体のスケジュールを作成します。そのうえで、各タスクの進捗追跡を常に行うことが大切です。

プロジェクトは納期が決められているケースがほとんどです。もしタスクの遅延が発生した場合、それが些細なものであっても、放置すればプロジェクト全体が遅れ、納期に間に合わなくなる可能性があります。

納期管理を細かいタスクレベルまで落とし込み実践することで、プロジェクト全体の遅延を回避することが可能となります。

人材開発とタイムマネジメント

タイムマネジメントを実践するには、社員へタイムマネジメントのスキルを教育することが必要不可欠です。

また、部下のタイムマネジメントスキルを向上させるには、上司目線でのフィードバックが重要となります。

ここからはタイムマネジメントスキルを習得できる研修と、フィードバックと成長のサイクルを活用したタイムマネジメントの改善方法についてご紹介します。

タイムマネジメントスキルの教育と研修

タイムマネジメントのスキルを向上させるには、研修を受けることが一番の近道です。

タイムマネジメントスキルの習得には、以下2つの企業が提供している研修がオススメです。

1. 侍エンジニアBiz

侍エンジニアBizは、オンライン研修に特化しているサービスです。IT関連をはじめ、様々なビジネススキルに関する研修を提供しています。

タイムマネジメントが学べる研修は以下です。

【研修名】
ITプロジェクトマネジメント研修

【概要】
タイムマネジメントだけでなく、問題解決・分析スキルやコミュニケーションスキルなど、プロジェクト管理に必要なスキルを網羅的に学習することができます。

研修内容はオーダーメイドで指定できるため、各個人にあった研修が可能であるため、オススメです。

（出典：侍エンジニアBiz）

2.Udemy

Udemyは、自分の好きな時間に動画でさまざまな事を学ぶことができる、オンラインのマーケットプレイスです。様々なコースを1本から申し込むことができます。

タイムマネジメントが学べる研修は以下です。

【研修名】
「段取りのキホン」の著者が語るタイムマネジメント！オフィス＆在宅での時間管理（リピート9割超の人気研修をWeb化）

【概要】
スキマ時間の有効活用方法や、スケジューリングのコツなど、タイムマネジメントに必要なスキルを網羅的に学習することができます。

コースはすべて30日間返金保証つきですので、安心して申し込むことができるため、オススメです。

（出典：Udemy）

フィードバックと成長のサイクルを活用したタイムマネジメントの改善方法

部下のタイムマネジメントスキルを向上させるためには、適宜フィードバックを行い、改善を促すことが必要です。

まずは部下が、自身のタスクを重要度と緊急度の指標で整理して、優先順位づけをします。そしてその内容を、上司がレビューします。

仕事上の優先順位は間違っていないか、スケジュールに無理はないかなどを確認して、上司目線でのフィードバックを行います。

これを繰り返すことで、部下のタイムマネジメントスキルは向上していきます。

タイムマネジメントを活用した組織文化の構築

タイムマネジメントを組織文化の一部として構築することで、組織全体の生産性や、従業員満足度の向上が可能です。

ここからは、時間意識の高い組織文化の創造と、タイムマネジメントを活用した生産性の向上について解説します。

時間意識の高い組織文化の創造

時間意識の高い組織文化を創造するには、時間に対する重要性についての理解を組織全体に促進することが求められます。

そのためには、リーダー自ら率先してタイムマネジメントへ取り組み、配下のメンバーにその姿勢を見せなければなりません。

重要度と緊急度でタスクを分類して優先順位をつけることの大切さを伝えたり、Googleカレンダーなどの専用ツールを活用することでタイムマネジメントを効率化できることを共有するなど、さまざまな方法でメンバーへの教育に取り組みましょう。

そうすることで、時間意識の高い組織文化が創造できます。

タイムマネジメントを活用した生産性の向上

タイムマネジメントを活用すれば、成果を出すために重要なタスクの可視化ができます。重要でないタスクは効率化することで、重要なタスクに注力することができ、生産性が向上します。

例えば、大規模プロジェクトの管理業務と、稟議・決裁書などへの押印業務を比べると、前者の方が成果につながることは言うまでもないでしょう。

この場合、稟議・決裁書を電子化して押印業務を廃止することで、タスクが効率化されます。効率化された時間分、プロジェクトの管理業務に注力することで、生産性や業務のクオリティが向上します。

またこの考えを組織全体に浸透させることで、組織内の社員のタイムマネジメント能力も向上します。これにより、組織全体の生産性向上につながります。

タイムマネジメントの成功事例

タイムマネジメントの成功事例を確認することで、具体的な実践方法をイメージできるようになり、タイムマネジメントスキルの向上につながります。

ここからは、タイムマネジメントの具体的な成功事例を3つ解説します。

【事例1】タスクを可能な限りため込まない事例

「外資流－タカシの外資系物語－」という書籍を出版している「奈良 タカシ」さんは、「To-Do リストは書かない ! 」主義を掲げています。

これは、To-Do リストに書く仕事の 80 %以上は、すぐに取り組めば5分以内にできるようなものという考えから来ています。

そのうえで、

ことを徹底しています。

このようにして細かいタスクを溜め込まないことで、重要なタスクに注力できるようになります。

（参考：“究極”のタイムマネジメント成功事例とは ?）

【事例2】タイムマネジメントツールを導入した事例

増収増益・資金調達・人財育成の3つの視点で経営をサポートする会計事務所「株式会社古田土経営」では、デジタルツールを導入して、タイムマネジメントに成功しています。

同社では、タスクの状況確認をしなければ各個人の進捗状況が分からないことや、管理者が一つひとつ仕事を棚卸しなければならないことなど、マネージャーへの負担が大きいことが課題でした。

そこでプロジェクト・タスク管理ツールである「Jooto」を導入した結果、タスクの進捗が可視化され、スピーディーにタスクをこなすことが可能となりました。

Jootoはかんばん方式（Todo、進行中、完了などが一目で分かる方式）でタスクの進捗管理を行うツールであり、メンバー間でのタスク共有が非常にしやすいという特徴を持っています。

また、タスクを見える化したことで、メンバーが自主的にタスクに取り組むようになり、組織全体が活性化した事例となります。

（参考：ルール作りがタスク管理環境を変えた—Jootoで鍛えるチームの仕事の推進力）

【事例3】残業時間を削減して、業績を回復させた事例

IT企業A社では、無駄な残業を削減することで、悪化していた業績をV字回復させることに成功しています。

A社では長引く業績悪化に悩み、経営コンサルタントに相談しました。

コンサルタントのアドバイスで社員への意識調査を実施したところ、

など、無駄な残業が多いことが判明しました。

これを受けて、定時内に仕事を終えられるよう、社員一人ひとりにタイムマネジメントを実施するよう促しました。

まずは、プロジェクト単位の締め切りだけを把握するのではなく、タスク単位で納期を設定して管理することで、どのタスクをいつまでに終わらせなければならないかを明確にして、タスク単位での遅延を減らします。

タスク単位での納期が可視化されることで集中力がアップし、効率よく作業を遂行できるようになりました。

これにより残業時間が削減されただけでなく、仕事の質が向上して取引先からの評価も上がり、業績を回復させることに成功しました。

（参考：時間に追われない毎日を作るタイムマネジメント術）

「タイムマネジメント」に関するよくある質問（FAQ）

最後に、「タイムマネジメント」に関する、よくある質問（FAQ）をご紹介します。

タイムマネジメント能力を向上させる効果的な方法やコツは何ですか？

タイムマネジメント能力を向上させる効果的な方法やコツは以下4つです。

• タスクの優先順位をつける
• 時間の可視化を行う
• 時間をブロックで考える
• 休息時間を設定する

重要度と緊急度の指標でタスクの優先順位をつけた上で、カレンダーアプリ等を利用して個々人の時間を可視化して、優先度の高いタスクから実施していきましょう。

その際、時間をブロック単位で考え、同じ種類のタスクをまとめて行うことで、集中力が維持され効率よく作業を行えます。

また、効率よく作業を行うために休息は必要不可欠です。2時間ごとに10分など、適宜休息を入れるよう心がけましょう。

タスク管理とスケジュール管理に効果的なアプリは何ですか？

タスク管理やスケジュール管理には、以下のアプリがストアでの評価が高く、オススメです。

アプリ名	概要
Google カレンダー	スケジュール管理が容易で、他のGoogleサービスとの連携が可能なため、汎用性が高い。 無料で利用でき、ほかのユーザーとのスケジュール共有も容易という特徴を持つ。
Microsoft To Do	個人用のタスクリストから大規模なプロジェクトまで管理することが可能。 PC・スマートフォンそれぞれに最適化されており、シンプルで使い勝手に優れたデザインに定評がある。
Trello	プロジェクト管理ツール。ボードやリスト、カードなどさまざまな形式で管理可能。 視覚的にタスク管理ができることや、外部ツールと連携できるといった魅力がある。
Asana	チーム全体のタスクと進捗状況を一覧できる。 プロジェクト計画や各種ステータスについて、チームメンバー全員がクラウド上でリアルタイムに把握することができるため、チームでの運用に最適。
Slack	チームでのスムーズなコミュニケーションを目的として作成されたツール。 Trello等のツールと連携することで、コミュニケーションとタスク管理を同時に行うことができる。

タイムマネジメントの観点から見た効果的な目標設定の方法は何ですか？

まずはSMARTの原則にもとづき、以下の観点を確認しましょう。

• 目標が明確(Specific)
• 測定可能(Measurable)
• 達成可能(Achievable)
• 関連性がある(Relevant)
• 時間制限がある(Time-bound)

そのうえでバックキャスティングを用いて、目標達成の日付から逆算して、必要なステップを計画しましょう。

その際、優先順位を明確にして、重要なタスクから注力して取り組むことが大切です。

タイムマネジメントの主な目的や目標は何ですか？

タイムマネジメントの主な目的は、「生産性の向上」や「ストレス軽減」です。

これらは適切なタイムマネジメントを実施することで実現でき、ワークライフバランスの向上にもつながります。

まとめ

今回の記事では、タイムマネジメントの重要性や課題、効果的に実践する方法などをご紹介しました。

組織全体のタイムマネジメントのスキルを向上させるには、研修を受けることが一番の近道となるでしょう。

タイムマネジメントを実践して、組織の生産性向上と、社員のストレス軽減を目指しましょう。