Word（ワード）研修で解決できる課題は？メリット・デメリットやおすすめサービスを紹介！

オフィスワークでは、報告書などビジネス文書作成のため、毎日Microsoft Wordを利用しているという方がほとんどではないでしょうか。その分、「Wordをうまく使いこなせない」という悩みも日常的に発生しているかもしれません。

Word研修でWordスキルが向上すると、日々の業務効率化に直結します。

ここでは、Word研修で解決できる課題や、メリット・デメリット、おすすめのサービスを解説します。

Wordスキルのよくある課題

Wordはビジネス文書の作成業務での利用頻度が非常に高いソフトです。それゆえに、Wordの操作方法や便利機能の知識の有無によって、業務にかかる時間や質が左右されるでしょう。

ここでは、Word研修の必要性や抱えがちな課題について解説します。

基本的な知識の欠如

まず、Wordを利用するには、パソコンでの文章入力ができるだけではなく、基本的な機能を理解しておくことが必要です。

たとえば、段落やページ番号の挿入方法や、見出しや表の作成方法はビジネス文書作成において必須となるでしょう。その他、箇条書きの設定方法や、図形・画像の挿入方法も重要です。

これらの知識が欠如していると、報告書やクライアント向けの案内文など、作成頻度の高い簡単な文書を作るにも時間がかかってしまいます。業務を行う上で、Wordの知識を身につける研修は必須といっていいでしょう。

効率的に使いこなせない

Wordの基本操作が可能な社員でも、ショートカットキーや機能を活用できなければ、効率的に文書を作成できません。

たとえば、ショートカットキーの活用方法を知らなければ、1回のキー操作で済む動作をより複雑に行わざるを得ません。また、スタイルやアウトラインの活用方法が不明瞭だったり、テンプレートの作成方法が分からなかったりすると、何度も同じ作業を繰り返す事態も起こりえます。

ですが、ビジネス文書は基本的に定型なので、Wordのスタイル機能を使いこなすことで、毎回細かな調整をすることなく書類を作れるようになるでしょう。

社内でのWord文書の統一感がない

Wordを利用した業務では属人化が進み、作成者によって文書の見た目がバラつきがちです。原因は、社内で見出しや箇条書き、フォント、文字サイズ、表のデザインなどが統一されていないことが挙げられます。文書の書式が揃っていないと、後々文書整理をする際に見づらくなってしまうでしょう。

Word文書の統一感のなさを解決するには、文書の種類ごとにテンプレートやスタイルをあらかじめ設定しておくことが有効です。また、テンプレートは業務変更によって常にアップデートされる可能性がありますが、社員が設定方法を学んでおけば柔軟に対応できるでしょう。

Word研修のメリット・デメリットと注意点

Word研修を実施する際、社員のWordスキル向上というメリットがある反面、コストや期間が必要というデメリットもあります。また、研修効果を最大化するためには何点か注意が必要です。

ここでは、Word研修のメリット・デメリットと注意点を解説します。

Word研修のメリット

Word研修のメリットは、社員のWordスキルを向上することで業務効率化を図れる点です。

Wordはビジネス文書作成に最もよく利用されるソフトのため、Wordを活用できると書類を作るスピードが向上します。また、校閲やスペルチェック機能を利用すれば、より正確な文書を作ることができ、社内での文書作成の品質向上にもつながるでしょう。

従業員がWordの活用方法を知ることで、既存業務の短縮方法を提案できるようにもなります。とりわけ、定型的な書類作成作業は自動化できる余地が存分にあるため、Word研修で社員をスキルアップさせ、業務改善を進めましょう。

Word研修のデメリット

Word研修のデメリットは、開催に当たって費用や期間が必要である点です。

外部研修サービスにWord研修を依頼する場合は講師の派遣料やテキスト料がかかります。また、研修を受けている間、従業員は日常業務を進めることができません。そのため、業務量が多い時期の開催を避けるなどの調整が重要です。

また、目的があいまいなままWord研修を実施すると、社員がすぐにスキルアップを実感できない場合もあります。せっかく研修でWordの知識を得ても、実務で活用方法が分からなければ研修効果が低いといわざるを得ません。

Word研修で、社員にどのようなスキルレベルに達してほしいのかを明確化してから研修を実施しましょう。

Word研修を実施する注意点

Word研修を実施するにあたっては、以下2つの注意点があります。

1.　受講者に合わせた内容・期間の設定

まず、Word研修のカリキュラムや期間は、受講者のレベルや業務内容に合わせて適切に設定することが重要です。受講者のレベルより高いカリキュラムだと、研修を受けても内容を理解できません。

また、繁忙期に何日間にもわたって研修を実施すると、受講者の業務負荷が大きくなってしまいます。業務が多い時期を避ける、短時間で終わる内容にするなどの工夫も必要でしょう。

2. 研修前後の効果測定実施

Word研修を行う際は、必ず研修前後に効果測定を実施しましょう。研修前に受講者へアンケート調査を実施することで、受講者のレベルを把握して適切なカリキュラムを設定できます。

また、研修後に受講生への理解度テストやアンケートを実施すると、研修前と比べた研修効果が可視化されます。もし受講生の理解度が低い場合は、一定期間後にフォローアップ研修を行うと知識の定着効果アップが見込めるでしょう。

Word研修の開催形式4種類

Word研修の開催形式を4種類にまとめてみました。

開催形式	開催場所	講師	開催時間	特徴
オンライン研修	自由（自宅受講も可）	社外の講師	自由（受講者が決められる）	社員が都合のいい時間・場所で受講できる
オフライン研修	スクールなど	社外の講師	あらかじめ設定された時間	講師とコミュニケーションがとりやすい
社内研修	社内	社内担当者	あらかじめ設定された時間	社内業務に直結した内容を扱える
外部講師による研修	社内	社外の講師	あらかじめ設定された時間	自社向けの内容に調整してもらえる

それぞれについて、詳しく解説していきます。

オンライン研修

オンライン研修は、受講者が動画教材などで自習する方法です。Wordスキル以外にも、ExcelやPowerPointなど、スキルアップのためのコンテンツが豊富に用意されているのが特徴です。

また、受講者が自分の都合の良い時間に受講できるので、あらかじめ業務量の調整をしなくてもいいというメリットもあります。自宅でも受講できるので、リモートワークを取り入れている場合も有効でしょう。

反面、基本的に一方通行型の方式なので、不明点があった場合に講師に直接聞きにくいといったデメリットもあります。また、社員が自発的に学習を進めていく必要があるため、社内担当者が各社員の進捗を管理する手間もかかるでしょう。

オフライン研修

オフライン研修は、ITスクールなど社外で行う集合型の研修です。専門的な知識を身につけた講師から直接教わることができるので、疑問点があればすぐに聞けるという点がメリットです。さらに、受講者同士が顔を合わせて研修を受けるため、グループワークなどの演習が行いやすく、学習効果をより高められます。

一方、オフライン研修は社外で実施するため、開催場所までの移動時間や交通費がかかります。その分だけ社員が業務に使える時間が減るため、繁忙期の開催は避けるべきでしょう。

社内研修

社内研修は、Wordスキルを身につけた社員が講師役となって開催する方式です。社内のニーズに合わせ、実務内容に直結したカリキュラムを作成できる自由度の高さが魅力です。

また、外部研修とは違ってコストもそこまでかかりません。受講者にとっても、社内の担当者であれば業務に関する質問がしやすいというメリットもあります。

一方、社内講師がカリキュラム作成に時間をかける必要がある点がデメリットです。また、社員は実務のプロではあっても教育のプロではないため、外部の講師による研修に比べ、受講者の理解度が低くなってしまう可能性もあります。

外部講師による研修

外部講師による研修は、社内に外部講師を招いて実施する方法です。オフライン研修と同様、Wordの専門的な知識を持ち、なおかつ教えるプロでもある講師から直接スキルを学ぶことができます。受講者同士でのグループワークや交流も活発になるので、新入社員研修にも最適です。

さらに、社内で開催できるため、研修会場への移動時間などのコストがかかりません。受講者としても参加しやすく、モチベーションが上がるでしょう。

ただし、外部講師を招聘する際の交通費を負担することになるため、オフライン研修よりも比較的費用が高くなる点には注意が必要です。

Word研修の選び方

Word研修は多くの研修会社が提供しているので、自社に適切なカリキュラム・期間のものを選ぶ必要があります。また、コスト面も考慮すべきでしょう。

ここでは、Word研修の選び方について解説します。

Word研修プログラムの内容

Word研修のサービスを選ぶにあたっては、自社における研修の目的や目標をはっきりと定めることが重要です。たとえば、新入社員に必要な業務スキルを身につけさせるのか、既存社員にWordの新機能を活用してほしいのかによって、カリキュラムの内容も変化します。

また、受講者のスキルレベルがカリキュラムと合致しているかどうかも大切なポイントです。スキルが低い受講者の場合、難しい研修内容では理解しにくくなってしまいます。

そのほか、パソコン研修に割ける予算や期間によっても、適切なサービスは異なってきます。次の項目で説明する受講方式や費用なども参考にしながら、自社の目的に合った研修を選びましょう。

Word研修の期間

Word研修を実施する際は、参加者の業務内容やスケジュールに合わせた期間で計画しましょう。

業務が忙しい時期に研修を行っても、「研修よりも仕事を終わらせたい」と感じる社員が増え、受講モチベーションが低下してしまいます。結果的に研修に集中できず、学習効果が下がってしまうリスクがあります。

また、数日間にわたっての研修を実施すると、その間受講生が作業できない分の業務負担が他の社員にかかってしまうということが起こりがちです。とはいえ、期間を1時間などに設定してしまうと受講生が講義スピードについていけない可能性もあるため、長すぎず、短すぎず、適切な期間を設定しましょう。

Word研修の費用

パソコン研修の費用は、受講形式や人数、期間によって異なります。

一般的には、オンラインでの研修よりもオフライン研修の方が比較的費用が高価です。社内で講師を派遣する場合は、人件費や交通費もかかるためです。また、テキスト代も別途必要な場合があります。

費用面では社内研修が最も安くなりますが、講師役の社員にとってはカリキュラム作成などの業務負荷がかかります。かえって通常業務に影響が出る場合もあるため、外注してベテラン社員の作業時間を確保することも一つの方法です。

どの受講形式もそれぞれにメリットがあるため、複数の形式で見積もりを取り、比較検討するのがおすすめです。費用対効果を考慮して、自社に合った形式のものを選びましょう。

Word研修で使える助成金

厚生労働省が設置している助成金制度を利用すると、Word研修にかかる費用を一部補助して貰える場合があります。現在利用可能な制度は以下の4種類です。

これらの助成金は、雇用の安定や従業員のスキルアップを支援するために設置されています。助成金を申請すると、研修経費の一部や、研修中に従業員に支払った賃金の一部が戻ってくる場合があります。制度や条件を確認し、利用可能であれば積極的に申請してみましょう。

下記の記事では助成金制度について詳しく解説しているので、併せてチェックしてみてください。

Word研修を効果的に実施するには

Word研修の効果を最大化するには、下記3点の方法があります。

それぞれについて詳しく説明します。

Step1. 研修前の準備

Word研修を成功させるためには、まず研修の目的を明確にする必要があります。受講者がどのような業務を遂行できるようにしたいのかを決定しましょう。

また、受講者のスキルを事前に確認し、必要なレベルに到達するための課題を把握する必要もあります。受講前のテストなどで受講者のレベルを把握し、最適なカリキュラムを選びましょう。

教材作成や設備の用意、受講者の業務量調整など、研修に必要な準備も忘れずに実施する必要があります。

Step2. 研修中のサポート

参加者が理解しやすいように、分かりやすい説明を心がけることが大切です。中にはWordに初めて触れるという人もいるため、基本的な操作から説明していくことが必要です。また、分かりやすい言葉やたとえ話を使うことで、より理解を深めることができます。

次に、実際にWordを使いながら学ぶことで、実践的なスキルを身につけることができます。Wordの操作方法だけでなく、実際に文章を作成したり、書類のレイアウトを整えたりすることで、実践的なスキルを習得することができます。講師からのデモンストレーションだけでなく、実際に参加者が手を動かすことを促すことも大切です。

最後に、参加者同士での交流やディスカッションを促すことで、より効果的な研修を実施することができます。Wordを使う上での疑問や悩みを共有することで、より深い理解を得ることができます。また、参加者同士がアイデアを出し合ったり、問題解決に取り組んだりすることで、より実践的な学びが得られるでしょう。

Step3. 研修後のフォローアップ

Word研修の効果を高めるには、受講生が研修終了後に知識を定着させられることが重要です。そのためには、研修後のフォローアップやアドバイスが必要となります。

また、研修の効果を確認するためにアンケート調査などを実施し、改善点を把握することも大切です。さらに、受講者が疑問点や不安を持った場合には、適切なフォローアップ対応を行うことで、受講者の学習意欲を維持できるでしょう。

また、実践的なスキルを身につけるためには、Wordを実際に使用しながら学ぶことが有効です。さらに、参加者同士での交流やディスカッションを促し、情報交換や意見交換を行うことで、より深い理解を得られます。

最後に、研修内容の定着につながるよう、数か月後に研修内容を振り返る時間を設けることも効果的です。参加者が習得したスキルが実務でも活用できるよう、アドバイスや指導を行い、スキルアップに繋げていくことが求められます。

Word研修の実施事例

ここでは、Word研修を実際に行った場合の具体的なメリットについて、以下2点の事例を基に紹介していきます。

1. 双日株式会社

機械・金属・エネルギー産業などの事業を展開する双日株式会社では、内定者向けにWord研修を実施し、希望者はMOS（Microsoft Office Specialist）という資格試験を受験できるようにしました。MOSをゴールとすることで、入社前に必要なWordスキル・知識を内定者に明確に示し、スキル習得を促す仕組みです。

その他、双日株式会社は全社員にITパスポート取得を義務付けるなど、デジタル人材育成に取り組んでいます。

大企業ではそれだけ多くの社員がWordを利用して文書作成を行うため、社内の文書作成ルールも乱れがちです。ですが、社員にWordの基本・応用知識やテンプレート利用方法について共有すれば、たとえ大人数であっても効率的かつ迅速な文書作成が可能になるでしょう。

結果的に、社員間での文書を介したコミュニケーションも円滑になり、業務全体の効率改善につながります。

双日株式会社　DX人材育成
MOS導入事例　双日株式会社

2. 一般社団法人日本経済団体連合会

一般社団法人日本経済団体連合会でも、入社後一定期間内にMOSを2科目以上取得することを義務付けて研修を実施しています。中・小規模の団体・会社では、少ないメンバーで業務を行うため、一人ひとりがしっかりとWordスキルを身につける必要があります。

日本経済団体連合会では、MOS取得をゴールとすることでWord知識を体系的に学び、社員が自ら業務改善に使える機能を探すことができる環境が整っています。

このように、Word研修のスキルアップには外部資格受講など明確なゴールを設定するのも一つの方法です。

MOS導入事例　一般社団法人日本経済団体連合会

Word研修による効果の測定方法3種

Word研修実施の際は、「その研修が実務にどのように役立ったのか？」といった効果を測定することが重要です。ここでは、3種類の効果測定の方法について解説します。

1. 研修前後のアンケート調査

Word研修の効果を正確に測定するためには、研修前と研修後にアンケート調査を行うことが重要です。研修前のアンケート調査では、参加者の現在のスキルや課題を把握して、適切なカリキュラムを選ぶ手がかりを得られます。

また、研修後のアンケート調査では、受講者のスキルの向上や研修の効果を測定することができます。受講者が研修内容を理解し、スキルアップにつながったかどうかを確認することが重要です。

さらに、受講者の研修満足度が低い場合は、カリキュラムや期間の選定が上手くいっていなかったことが証明されます。この場合、改善点を明確にして次回の研修に反映することができるでしょう。

2. 研修参加者の業務効率の改善効果

Word研修で学んだスキルが、実際の業務にどの程度役立っているのかを測定することは、研修の効果測定において非常に重要です。

研修からしばらく経った後に、受講者に対してヒアリングを行うことで、Wordを使った文書作成の時間短縮や作業の効率化など、研修で学んだスキルがどの程度実務に役立っているかを測定することができます。

また、フォローアップ研修という形で、研修受講者を集めて、Word研修が実務でどのように役立っているかについて情報交換することも有効です。このような情報交換を通じて、研修受講者同士で意見交換やアドバイスを行うことができ、社内の知見を共有することができます。

以上のように、Word研修の効果測定には、研修からしばらく時間が経った後に、受講者に対してヒアリングを行うことや、フォローアップ研修を行うことが有効です。

3. 研修後の文書作成品質の向上効果

Word研修からしばらく経った後、実際に社内文書の品質が上がったか確認することも必要です。Word研修で学んだスキルが、業務においてどの程度役立ったかを分析できるためです。

受講者にヒアリングして、Wordを使った文書作成の時間短縮や作業の効率化などを測定すると良いでしょう。

また、研修後の文書作成品質の確認も重要です。受講者が作成した文書を調査し、表や図を使った、分かりやすい文書の作成ができているか、レイアウトが改善されているかなどを測定することができます。

さらに、社内全体で文書フォーマットがある場合は、その文書フォーマットから外れた文書の作成率が研修実施前と実施後で変わったかどうか調べることも有効です。

おすすめのWord研修3選

Wordは多くの職場で利用されるソフトウェアなので、Word研修を提供する会社は数多くあります。自社での実施を検討する際、どのサービスがいいのか迷う場合もあるでしょう。ここでは、おすすめのWord研修を3つ紹介します。

1. 侍エンジニアBiz

「侍エンジニアBiz」というサービスは、実務で活躍しているエンジニアたちによる伴走型教育が受けられるプログラムです。

このサービスの最大の特徴は、顧客のIT課題に合わせてカスタマイズされたオーダーメイドのカリキュラムを提供していることです。受講者の目的やレベルに合わせて、研修の開催方式や期間を調整することができるため、柔軟性の高い研修を実施することが可能です。

特に、Word研修では、ITに全く触れたことがない方でも実務で即戦力となるスキルを短期間で習得できます。

さらに、「侍エンジニアBiz」は、幅広いレベルや内容のカリキュラムを提供しており、Excel研修やPowerPoint研修など、幅広いOffice系ソフトに対応しています。

そして、サブスク型IT研修のコースも提供しており、一人あたり月額3,980円（税込）でe-ラーニングコンテンツを受講できます。高度なITスキルを習得できる研修であり、社内でIT人材を育成するためにも、検討してみることをお勧めします。

侍エンジニアBiz

2. upknowledge

upknowledgeが提供するWord研修は、基本的な文書作成方法から、応用的なスタイル設定やレイアウトの調整、目次の設定まで、幅広い内容を網羅しています。受講者は、初心者から上級者まで、自分のスキルに合わせた研修を受けることができます。

また、研修は対面でもオンラインでも受講可能で、全ての講義は直接講師から学ぶことができます。受講者のスキルチェックを行い、その結果に基づいてカリキュラムや時間数を調整するため、より効果的な研修の実施が実現します。

さらに、Mac向けのWord研修も用意されており、WindowsからMacにPCを変えた社員のリスキリングにも適しています。

upknowledge　Word研修

3. 東京リーガルマインド

東京リーガルマインドが提供するWord研修は、Wordの基礎知識・応用知識に加え、Excelとの連携方法にも注目したカリキュラムが魅力です。Excelで作成したグラフをWordに簡単に貼り付けたり、宛名ラベルの印刷に役立つ差し込み印刷の方法を習得することができます。

東京リーガルマインドのカリキュラムは、Word未経験者から上級者まで幅広く対応しています。集合研修とe-ラーニングの組み合わせなど、柔軟な受講形式に対応しているのも魅力です。

東京リーガルマインド　Word研修

よくある質問（FAQ）

ここでは、Word研修に関するよくある質問を紹介します。

研修のアンケートを実施する際、どのような質問項目を盛り込むべきでしょうか？

研修のアンケートを実施する際には、研修内容に関する質問を入れましょう。参加者が研修内容を理解できたか、新しい学びがあったか、不足した点や改善すべき点は何かなどを尋ねることで、今後の研修改善に役立てることができます。

次に、講師に関する質問も有効です。講師の教え方や分かりやすさ、回答の適切さなどについて、参加者の感想を尋ねることで、講師の改善点や優れた点を把握し、今後の講師指導の参考にすることができます。

研修の運営に関する質問も重要です。会場や機材の準備が適切だったか、スケジュールの調整は良かったか、アフターフォローは充実していたかなどを尋ねることで、今後の研修運営改善に役立てることができます。

最後に、自由記述欄を設けることで、参加者からの改善点や要望などを自由に書いてもらうことができます。また、自由記述欄は、アンケートに含まれていない重要な点を補足することもできるでしょう。

Word初級研修を受講することで、どのような効果が期待できるでしょうか？

Word初級研修を受講することで、多くの効果が期待できます。

まず、Wordの基本的な機能や操作方法を学べば、業務を効率化できるでしょう。たとえば、文字の装飾や段落の設定、表や図の挿入、ヘッダーやフッターの設定など、基本操作を熟知することで作業効率が向上します。

さらに、文書の見栄えや作成速度の向上につながり、業務の生産性向上が期待できます。作成した文書の見栄えが良くなることで、受け手からの印象が良くなるでしょう。

さらに、社内での文書作成の統一感が出るため、コミュニケーションの改善にもつながる可能性があります。Word初級研修では、一定のスタイルや書式の統一を学ぶことができます。これにより、資料が見やすくなり、コミュニケーションの円滑化や業務の効率化が期待できます。

Word初級研修は、文書作成において基本中の基本を学ぶことができるため、業務に役立つスキルを身につけることができます。

ExcelとWordの研修を組み合わせることで、どのような効果が期待できるでしょうか？

ExcelとWordの研修を組み合わせることで、さらなる業務効率化が期待できます。両方のアプリケーションを使いこなせることで、データの入力や加工、文書作成など、業務の流れをスムーズに進めることができます。

たとえば、Excelで作成した表をWordに貼り付けたり、Excelで作成したグラフをWordに挿入したりすることが可能です。また、Excelの関数を使った計算結果をWordに自動で反映することができるので、作業の手間が省けるでしょう。

その他、Excelでデータを加工し、Wordで自動的に差し込み印刷することも可能です。これにより、大量の文書作成作業を効率的に進められます。

また、ExcelとWordを使いこなせるようになることで、業務の幅も広がり、社員がより多様な作業に取り組めるようになるでしょう。

Word研修で文書作成業務効率化を目指そう

Word研修を実施すると、社内での文書作成スピードが向上します。また、Word機能の活用によって誤入力を減らし、見やすいレイアウトで文書が作れるでしょう。

それにより、社内・社外問わず、文書を使ったやりとりが円滑になり、業務を進めやすくなることが期待されます。自社の業務内容に合ったWord研修を行い、自社業務全体の効率化を目指しましょう。