効果的な研修スケジュールの作り方！トレンドやツール活用法も解説

社内のDX化やリスキリングなど、社員教育が注目を集める昨今。研修を導入したいけど、何から手を付けてよいかと困っている人材育成担当者が増えています。

特に、講師・受講者の日程調整や研修内容の進行管理など、研修全体のスケジュール作成で迷う方も多いのではないでしょうか？

そこで今回の記事では、効果的な人材育成を行うための研修スケジュール作成について、次の内容で解説します。

最近の研修のトレンドについても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

研修スケジュールの基本知識

はじめに、研修スケジュールの基本知識について解説します。研修を効果的に実施するために、ぜひ押さえておきましょう。

研修スケジュールとは何か？

研修スケジュールとは、研修の内容や時間配分などの詳細を、すべての人にわかるよう記載したものです。

研修スケジュールを作成する目的は、研修を準備から実施まで効率的・効果的に実施することと、研修の目的を共有し目的どおりの人材育成を行うことです。

実施者側は各担当者間で研修スケジュールを共有することで、役割を明確化し連携を強化できます。受講者に対しては予定を通知するだけでなく、研修の目標とゴールを明示することで主体的な参加を促す役割があります。

研修スケジュールを早期に作成し公開することで、実施者・受講者双方が研修までに必要な準備ができ、研修の効果的な運営につなげられるでしょう。

作成方法とポイント

ここから一般的な研修スケジュールの作成方法・手順を紹介します。

はじめに年間の研修計画書を作成します。その際に、現在実施している研修を社員の階層や職種別、全社員向けに分類・整理し、要不要と別の研修の可能性を検討します。

年間の研修計画書をもとにスケジュールを作成する際に、まず対象受講者に何をいつまでに身に付けてもらいたいか、研修の目的とゴールを明確にすることが必要です。このとき「Why（なぜ）」「Who（誰を対象に）」「Where（どこからどこへ向かわせるのか）」「What（何を習得させたいのか）」「When（いつ実施するのか）」「How（どのように）」の5W1Hで考えると、誰もが納得のいく研修スケジュールを作成できます。

決定した目的とゴールから研修内容を検討する際には、各受講者のレベルを把握し、ニーズを反映させることが必要です。

研修内容と実施方法を決定したら、研修のスケジュールを作成します。作成に際して、講師と受講者のスケジュールを確認し調整することが必要です。調整が難しい場合には、e-ラーニングなどの個人学習で補うなど、柔軟に検討しましょう。

研修スケジュールの種類と特徴

研修スケジュールは、オンライン研修とオフライン研修ではそれぞれ異なる部分があります。

近年増えているオンライン研修のスケジュール作成では、オフラインよりも短い間隔での休憩が必要です。パソコンやモニターに向かう研修では、受講生の眼や耳が疲労し集中力が継続しないため、30分～60分に1回の休憩が望ましいとされます。

オンライン研修では、Web会議ツールの使い方、マイクやカメラの切り替えなどで戸惑う受講者がいることも想定されるため、事前にテクニカルトレーニング（研修機材を使用する練習）を行うことを推奨します。

一方のオフライン研修では、決められた日時に集合して行うため、講師と受講生のスケジュール管理が重要です。休憩は60分～90分に1回20分程度を挟み、昼食休憩を60分挟むことが一般的です。

研修スケジュールは受講する社員の階層でも異なります。たとえば新人研修は一般的に1～3カ月かけて行う一方、多忙な管理職の研修では1日で完結させるなどの違いがあります。

いずれの場合も、限られた時間で研修を効果的に行うために、資料やテキストを事前に配布し、予習してもらうことが大切です。

研修スケジュール作成における注意点

ここで、実際に研修スケジュールを作成する際の注意点を解説します。

研修の目的や目標を明確にする

研修スケジュールを作成する際に重要なポイントのひとつ目は、研修の目的や目標を明確にすることです。

目的や目標は、自社が抱える課題から導き出します。その際に社員にヒアリングや面談、アンケートを実施すると、課題がより明確になるでしょう。

課題を明確にしたら「何のために研修を行うのか？」という明確な目的と、「研修後にどうなって欲しいのか？」「どのような行動変容が生まれて欲しいのか？」という研修のゴールを設定しましょう。

もし目的が明確でなければ、研修受講者が自分事と捉えられず受け身になってしまいます。逆に実務課題を解決するための目的と目標であれば、受講者が目標を自分事と捉え、研修後の行動変容が期待できます。

研修の目的と目標が明確でなければ実施者側としても、研修予算の提案が難しくなるでしょう。

このため研修スケジュールを作成するには、明確な目的と目標があることが前提です。

参加者のニーズやレベルを考慮する

研修の目的が決まったら、誰に何を学ばせるかを決定しますが、その際に社員のニーズとレベルを考慮する必要があります。

研修のニーズを把握するためには、企画段階で社員にヒアリングやアンケートを行い、育成課題を洗い出すことが有効です。現場で必要とされるスキルや課題に対するボトルネックを探ることで、実務での成果にコミットした研修プログラムを考案できます。

また、受講者のレベルに応じた研修プログラムを作成することも重要です。研修のレベルが高すぎれば受講者が脱落してしまい、低すぎてもモチベーションが保てません。

研修を効果的に実施するためには、研修の企画段階で社員のニーズとレベルを把握することが大切です。

研修内容や時間配分のバランスをとる

研修スケジュールを作成する際には、研修内容と時間配分のバランスを取ることも大切です。

研修プログラムの1コマ90分を、イントロダクション、メインパート、まとめの三部構成にすると効果的です。イントロダクションでは研修の目的説明、アイスブレイクを経て受講者の心身のスイッチを切り替えることが大切です。

研修の最後には、必ず質疑応答や振り返りの時間を設けましょう。受講生にとっては、学んだ大量の知識を定着させる意味があり、実施者側にとっては研修の効果を確認し、改善につなげるために必要なプロセスとなります。

イントロダクションには10～15分、まとめには15～20分程度を割きます。メインパートを重視するあまり、前後2つのプロセスを割愛しないよう注意しましょう。

研修中の休憩の入れ方も重要です。一般に人間が集中できるのは90分までといわれます。なるべく60分～90分に1回、20分前後の休憩を入れましょう。1コマ90分の間でも、レクチャーと課題、グループ論議と発表などを織り交ぜて変化を持たせると、さらに集中力を高められ効果的です。

予算や参加者の人数を考慮する

研修スケジュールの作成時には、予算や参加者の人数を考慮する必要があります。

2022年度 教育研修費用の実態調査によると、調査企業で2021年度の1人当たりの教育研修費用は29,904円との数値が出ています。教育予算策定基準についての回答は「前年度の実績額」が43.0%、「毎年の必要額をゼロベースで積上げる」が23.8%、「前年度の予算額」が15.7%でした。

ここでは一般的な予算の策定の仕方を解説します。

はじめに年間研修計画を作成します。次に必要な研修の内容と回数、対象層や人数を割り出し、研修予算の総額を算出します。その際に目安として、あらかじめ研修の予算相場を把握しておくとよいでしょう。

会場費や講師の依頼料は、受講人数により1人当たりの負担額が変わるため、想定受講者数を早期に把握することが重要です。受講者数に応じて外部講師を依頼するか、自社講師やオンライン研修で実施するかを検討しましょう。

予算の策定方法が明確でない場合は、前年の予算や実績額をもとに算出することが多いです。ただし新規事業にともなう研修では、前年よりも育成予算を多く策定するケースも考えられます。その際には、予算の根拠となる育成の目的を明確にし、期待できる費用対効果を提示することで、説得できるよう準備が必要です。

研修の役割分担については、特定の担当者に負担が偏らないよう配慮する必要があります。通常、事前に準備を円滑に進めるための会議を開催し、研修の詳細と役割分担を決定するのが一般的です。受講者個別の出欠回答などは各部署の担当者に依頼するというように、研修担当者の負担を軽減する工夫をしましょう。

研修スケジュールの改善方法

ここから研修スケジュールの改善方法について解説します。

研修後のアンケート調査の活用

研修後のアンケートは研修の効果測定をするために重要です。アンケートを取れば受講生からの意見をフィードバックとして受け、次回の研修に活かせます。

アンケートでは理解度を問わず、研修に対する率直な感想を聞くだけにするのがポイントです。理解度を測定する場合は理解度テストを別途実施しましょう。

アンケートでは、講師の教え方や研修の流れについての意見を匿名で募り、設問も記述式でなく5段階の選択制で設けます。これは記述式だと内容や筆跡から個人を特定できる恐れがあり、率直な意見が出づらいためです。また選択制にすることで集計とデータ収集、結果の把握が行いやすくなる利点もあります。

アンケートには次の内容で設問を設けます。

アンケートの結果を分析し、わかりにくいと回答した箇所が自社に重要な項目であれば、次回に多くの時間を割き、重要でなければ割愛するといった調整を行います。こうした調整を繰り返すことで、研修の改善を図ることができるのです。

フィードバックの収集と分析

研修終了後は、改善へつなげるためのフィードバック分析を行うことが重要です。

フィードバックはアンケートや受講生へのフォローバックから得ることができます。具体的には、受講生が実務で実践できたことや成果が上がった内容について、本人や直属の上司から定期的に報告を受けます。

研修終了後にアクションプランシートや実践状況を問うフォローアップアンケートを行うことで、受講生の実践度合いと成果を定期的にチェックすることが可能です。

これらのフィードバックを受けることで、受講者の行動変容と研修が業績に与えた影響を測定できます。

研修プログラムの改善案の検討

研修プログラムは効果測定と改善を行う必要があります。研修が目的に合っているか、プログラムを継続するべきかどうかを判断する必要があるためです。

受講者のアンケートや実践からフィードバックを受け、研修効果を分析・可視化するとともに、次のARCSモデルを基準に研修の分析を行うとよいでしょう。

※ARCSモデル：1983年、教育心理学者ジョン・ケラーにより提唱された学習意欲向上モデル

受講者が意欲的に学び、実践に活かそうとできる研修だったかどうかを振り返り、次回に活かすことが大切です。同じ研修を繰り返すのではなく改善を行うことで、次に参加する社員が主体的・自主的に受講する連鎖が生まれ、組織力の強化にもつながります。

研修スケジュール作成におすすめのツール

ここで研修スケジュールの作成に活用できるおすすめのツールやプラットフォーム、最近のトレンドを紹介します。

オンライン研修プラットフォームの活用

研修スケジュールの作成には、オンライン研修プラットフォームを活用することができます。

オンライン研修プラットフォームとは、オンライン上でさまざまな研修コンテンツを提供するサービスです。オフライン研修よりも低コストで実施でき、時と場所を選ばず実施できます。

オンライン研修プラットフォームを導入すれば、プラットフォーム上でコンテンツの割り当て、受講生の学習データの閲覧・分析、進捗を把握できることがメリットです。受講生からも割り当て以外のコースの申し込みがしやすく、自己啓発意欲の増進も図れます。

以前のオンライン研修では、教材を提供・共有するだけで進捗や理解度の把握が困難でした。オンライン研修プラットフォームの登場で受講者の管理が可能となり、低コストで進捗のバラつきを抑えられるようになりました。

オンライン研修プラットフォームの種類には、基礎から専門スキルまでを網羅した汎用性の高いタイプから、コンプライアンスやセキュリティに特化したタイプ、自社教材を活用できるタイプなどさまざまあります。

オンライン研修プラットフォームを選ぶ際には、コンテンツやパッケージの充実度、業種や専門性とのマッチ度合い、自社システムとの相性、コスト（料金体系）を基準に検討することをおすすめします。

研修スケジュール作成ツールの紹介

研修スケジュールを作成する際に、作業を効率化でき共有しやすいツールを活用する方法もあります。

たとえばExcelやGoogle スプレッドシートのガントチャートやカレンダーを使えば、作成の工数削減が可能です。ガントチャート方式であれば予定を整然と管理できるほか、更新も楽に行えます。

Excelのテンプレートにあるガントチャートはシンプルなため、初心者でもスケジュール作成が行いやすい利点があります。

一方のGoogleスプレッドシートのテンプレート内ガントチャートは、開始日を設定するだけでカレンダーを作成できます。色分けも可能なため、Excelよりも見やすく作成できる点も特徴的です。

このほかにも経費削減委員会などのビジネス書式サイトから、テンプレートを無料ダウンロードすることができ、研修スケジュール作成に活用できます。

また、ツールの中にはカレンダーの自動入力や複数人の日程調整、個人情報の管理、メールとの連動などが容易に行えるといった種類もあります。こちらは新人研修のような大型研修に活用されているタイプです。

工数の多い研修スケジュールの作成は、便利なツールを活用して効率化を図りましょう。

トレンド

近年は研修をオンラインで実施する企業が増えています。その中でも実施の多いオンデマンド研修とは、あらかじめ作成された教材（動画）を利用した研修形態で、パソコンやスマートフォンで場所を選ばず受講が可能なことから、広く採用されています。

オンデマンド研修が普及した背景にあるのは、テレワークの増加、企業のグローバル化により、対面での研修が実施困難になったことなどです。企業のDX化と新型コロナウィルスの流行も、研修のオンライン化を促進した一因です。

オンデマンド研修が普及したもうひとつの背景は、研修の個別最適化、長期化という最近のトレンドです。企業は研修で個別に専門性を高めると同時に、スキル習得にじっくり取り組ませるようになったことから、オンデマンド研修が選ばれています。

最近のもうひとつの傾向として、企業文化の醸成や組織力強化を目的とする研修が増えたことも、オンデマンド研修が選ばれる理由です。

今オンデマンド研修が注目されている理由は、次に挙げるメリットから理解できます。

オンデマンド研修では録画コンテンツを作成するため、講師による研修の属人化を防ぎながら自社のノウハウを蓄積できます。この点でも研修を自社で内製化したい企業に適しているといえるでしょう。

一方でオンデマンド研修には次のデメリットもあります。

リアルタイムのコミュニケーションを取れないオンデマンド研修を効果的に実施するには、リアルタイムの交流やディスカッションなど、受講者の自発性を引き出す機会を別途設けることが重要です。またLMS機能の理解度テストやアンケートを活用することも、受講生の知識の定着に有効です。

受講者のペース配分と進捗管理がネックとなるオンデマンド研修では、システムの活用とリアルタイム交流をバランスよく組み合わせることが成功のポイントとなります。

よくある質問（FAQ）

研修スケジュールの作成期間はどのくらい必要ですか？

研修期間は受講内容や人数、受講階層などにより異なります。

たとえば新入社員研修は2日～数日かけて行うことが多い一方で、管理職層の場合は多忙なため、1日で集中して行うことが多いです。

また研修効果を高めるために、1日目で座学を行い、2日目で実践的なグループワークを行うといったカリキュラムで行う場合があるほか、同一研修の受講人数が多い場合にも、研修効果を高めるために2回に分けることがあります。

研修スケジュールは過去の実施事例を参考に、受講人数や各プログラムの要・不要を加味して検討し作成しましょう。

研修スケジュール作成時に考慮すべきポイントは何ですか？

研修スケジュールを作成する際には、研修の目的・目標の明確化や、参加者のニーズとレベル、研修内容と時間配分のバランス、予算や参加者人数について考慮する必要があります。

研修に関わるスタッフの人数や役割分担についても、担当者負担が偏らないよう考慮する必要があります。あらかじめ計画時に役割分担をすることで、業務負担の偏り防止と研修運営の円滑化を図ることが可能です。

研修の目的を明確化するためには、事前にヒアリングやアンケートで解決したい課題を洗い出すことが有効です。研修の目的が明確であれば、受講者が主体的に参加でき、研修効果を高められます。

研修スケジュールの改善方法にはどのようなものがありますか？

研修スケジュールの改善は、研修修了時のアンケートを分析することから始めます。さらにフォローアップアンケートやアクションプランシート、上司の報告などから受講内容の実践状況を確認し、効果測定を行います。

研修で受講者が意欲的に学ぶことができたかどうかを、ARCSモデルで分析することも研修の改善に有効な方法です。ARCSモデルで研修を評価する基準は「注意喚起」「関連性」「自信」「満足感」で、効果的な研修へ改善するための有効な目安となるでしょう。

研修スケジュール作成に必要なスキルや知識は何ですか？

研修スケジュールの作成に必要なスキルとして、プログラム構成や時間配分があります。受講者の集中力を考え、休憩の入れ方や1コマの中での時間配分に留意しなければなりません。

計画段階においては、受講者ニーズの把握や研修予算の算出方法も、研修スケジュールを作成するうえで重要なスキルといえます。さらに研修担当者の負担が偏らないよう、役割分担と人数割りを行うことも必要です。

研修スケジュール作成に必要なスキルや知識とは、研修を効果的に実施・運営するための人的・時間的な割り振り能力であるといえます。

研修スケジュール作成の際に注意すべきリスクは何ですか？

研修スケジュールを作成する際のリスクのひとつに、予算の超過が挙げられます。適正な予算を策定するためには、予算相場を把握しておくこと、受講人数を把握しておくことが大切です。もし予算超過しそうであれば、社内講師の登用やオンライン研修での補完を検討するとよいでしょう。

研修の計画段階では、受講者ニーズの見落としにも注意が必要です。受講者のニーズに合わない研修では十分な効果が望めないため、事前にヒアリングや面談を行い、ニーズを把握する必要があります。

研修中の時間配分にも留意しましょう。研修時間が押して、重要なパートを割愛しないようご注意ください。また受講者の集中力が続くよう、レクチャーとワークの組み合わせや、こまめな休憩などの配慮が必要です。

研修を運用する上で、一部の研修担当者に負担が偏ることも考えられます。会議で役割分担を決め、負担をなるべく分散することが重要です。

まとめ

今回は研修スケジュール作成について基本から改善方法、トレンドまで解説しました。

研修は自社の課題を解決することを目的とし、社員が主体的に取り組むことで、学びを実践して成果につなげることができるのです。そのためには、研修が同じことの繰り返しではなく、都度改善されていく必要があります。研修スケジュールの作成においては、研修内容だけでなく改善に必要なプロセスを考慮することも大切です。

社員が主体性を持って臨める研修にするためにも、誰もが使いやすい研修スケジュールを作成することから、育成効果の向上に努めましょう。