どうすれば仕事ができる人になれるんだろう？
仕事ができる人には何か共通点とかがあるのかな？
憧れはあるものの、どうすれば仕事ができる人になれるのか、イメージが湧かない人は多いですよね。
仕事への捉え方や取り組み方など、できる人の思考や言動を真似られれば「仕事ができるビジネスパーソン」へと成長できます。
そこで、今回は仕事ができる人に共通する特徴を、わかりやすく解説します。今すぐ仕事ができる人になるポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
そもそも「仕事ができる人」とは？
最小限の時間や労力で最大限の成果を挙げられる人は、周囲から仕事ができる人だと評価されやすい傾向があります。
仕事ができると評価される人は、他の人と同じ労働時間で、多くの成果を出せるためです。例えば、残業せずに多くの商品を売るセールスマンは、仕事ができる人だと評価されるでしょう。
何を成果とするかは職種によってさまざまですが、効率よく結果を出す人が評価されやすい点はどのような仕事でも共通です。
仕事ができる人に共通する13個の特徴
仕事ができる人には、共通する特徴があります。ここからは、仕事ができる人に共通する特徴を、13個にまとめて紹介します。
「作業」ではなく「仕事」をしている
仕事ができる人は「作業」ではなく「仕事」をしています。
ここでいう仕事とは、目的の実現に向け行動することです。それに対して、目的の実現に近づくかどうかとは無関係に、発生した業務をこなすのが作業です。
作業をしている場合、目的の達成にはそれほど影響しない無駄な業務に時間をかけてしまう場合があります。しかし仕事をしている人は、その業務が目的達成のために必要か考え、取捨選択ができます。
例えば、プレゼン資料を作成する場合を考えてみましょう。作業をしている人は、きれいな資料を作るため、装飾などにこだわってしまうことがあります。
しかし仕事をしている人は、必要以上の装飾にこだわることはありません。見やすい資料であれば目的を達成するには十分で、華やかなものを作る必要はないと判断できるためです。
ムダなことには時間をかけずに必要な業務に労力を割けるため、作業ではなく仕事をしている人は「仕事ができる人」と評価されやすいのです。
着手する仕事に優先順位をつけている
仕事ができる人は、必ず優先順位をつけて業務を進めています。スティーブン・R.コヴィーの著書である「7つの習慣」には「時間管理のマトリクス」の考え方が登場します。
時間管理のマトリクスとは、すべての作業を緊急度と重要度の軸で分類するものです。時間管理のマトリクスを活用すると、各タスクを次の4種類に分類できます。
- 緊急かつ重要
- 緊急ではないが重要
- 重要ではないが緊急
- 緊急でも重要でもない
緊急かつ重要な仕事に最優先で取り組みつつ、緊急ではないが重要な仕事にも取り組めるよう、優先順位をつけなければなりません。
例えば、クライアントの納期が迫った仕事は緊急かつ重要性が高いため、最優先で取り組まなければなりません。
一報、記録として残しておくための書類作成などは、緊急性は高くても重要性はそれほど高くない場合もあります。そのような仕事は優先度を下げるとともに、最低限の労力で作成できるよう繰り返し使えるテンプレートなどを用意します。
優先順位をつけてタスクに取り組んでいる人は、より多くの重要なタスクを消化できるため、仕事ができる人だと評価されやすいのです。
すぐ終わる仕事は早々に片付ける
重要度は低くても、すぐに終わる仕事は早めに片付けるのも、仕事ができる人の特徴です。
仕事の優先度は、基本的には次の順で設定すべきです。
- 緊急かつ重要なもの
- 緊急ではないが重要なもの
- 緊急だが重要ではないもの
- 緊急でも重要でもないもの
ただし、重要性は低くてもすぐに終わる仕事であれば、先に処理してしまいましょう。例えば上司への報連相は、長くても10分程度で済むケースも多いでしょう。
重要性が低くてもすぐに終わる仕事へ先に着手することで、目に見える成果物が積み上げられ、周囲からの評価を集められます。
納期より前に仕事の完了日を設定している
提出を求められた納期よりも前に、仕事の完了日を設定しているのも、仕事ができる人の特徴です。
仕事の完了日を納期より前に設定しておけば、トラブルや想定外のことがあっても、納期までに挽回できるケースも多くあります。また、納期までの間に余裕があれば、仕事の完成度を高められるケースもあるでしょう。
しかし、仕事の完了日と納期を同日に設定していると、ちょっとしたトラブルでも納期に遅れる可能性があります。
つまり、納期より前に仕事の完了日を設定することで、完成度が高い成果物を遅れずに提出できるため、仕事ができる人だと評価されやすいのです。
仕事にかかる時間・進め方をスケジュールへ落とし込んでいる
仕事ができる人は、1つひとつの仕事にかかる時間を把握し、進め方をスケジュールに落とし込んでいます。スケジュールに落とし込むことで、万が一仕事に遅れが生じたときにもすぐに気づき、軌道修正が可能です。
会議や打ち合わせなど、人と一緒に進める必要がある仕事をスケジュールに記入している人は多いでしょう。それだけでなく、1人でできる仕事も手順を分解し、スケジュールに落とし込んでおきましょう。
例えば資料の作成であれば、次のようなタスクに分割します。
- 必要な情報の収集
- 書類の構成を考える
- 構成に沿って資料を作成する
それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかるか考え、どのタイミングで進めるか決めましょう。
仕事にかかる時間や進め方をスケジュールに落とし込んでおくことで、今何をすべきか迷う時間を減らせます。スケジュールを組んだ時点で仕事量が多すぎることに気付けば、上司に早めの相談をすることも可能です。
スケジュールを組んでいないと仕事の遅れに気付けず、ギリギリになってから慌ててしまう可能性があります。
着手する仕事に「制限時間」を設けている
仕事に着手する前に、制限時間を設定しているのも、仕事ができる人の特徴です。例えば、プレゼン資料の作成を2時間で終わらせると決めたら、その時間内に終わるように工夫しながら仕事を進めます。
人間は、制限時間を設けていないと納期ギリギリまで時間を使って仕事をしてしまう習性があります。制限時間を事前に設けておけば、ムダに時間を使ってしまうことを防げます。
また、制限時間を設定すると「締切効果」を利用できる点もメリットです。締切効果とは、締切の直前になると集中力が増し、生産性が高まる現象のことです。
このように、制限時間を設けることには複数のメリットがあります。
仕事の出来を100%に設定していない
意外に感じる人もいるかもしれませんが、仕事ができる人は仕事の出来を100%に設定していません。
そもそも、ほとんどの仕事に100%の完成はありません。合格点に達していれば、それで十分な仕事も多いのです。
100%の仕事を目指すと細部にこだわりすぎて、完成までに時間がかかってしまうこともあるでしょう。100%を目指さなければ、重要な部分だけを完成させられます。
そのため、100%ではなく合格点の仕事を増やすことで、より多くの仕事ができて成果が上がりやすくなります。
仕事の工数を減らす知恵がある
仕事ができる人は、慣れやこれまでの経験から「どうすれば作業時間を短縮できるのか」を知っています。
例えば外に出て働く人であれば目的地までの近道を知っている場合もあるでしょう。パソコンでの作業であればショートカットキーやChromeの拡張機能などを活用しています。
仕事の工数を減らす知恵があれば、同じ時間で他の人より多くの仕事ができます。そのため、仕事ができる人だと評価されやすいのです。
「自分が任された仕事は1人でやらなきゃ」という前提がない
仕事ができる人は、自分の仕事を人に任せるのが得意です。
任された仕事は、1人でこなさなければならないと思い込んでいる人もいます。しかし実際には、人に任せられる部分は任せたほうがチーム全体の効率が高まることもあります。
例えば、情報収集などは入ったばかりの新入社員に任せられるケースも多いでしょう。任せられる仕事は人に任せれば、自分にしかできない仕事に注力できます。
また、仕事を任せられた人も成長するため、結果的に全体の生産性を高めることにもつながるのです。
自分1人で仕事をしようとすると、本来自分がするべき仕事にかけられる時間が減ってしまいます。また、周囲の人の成長機会を奪ってしまうことにもなるでしょう。
そのため、1人で抱え込まない人は、仕事ができると評価されやすい傾向があります。
失敗を「他責」ではなく「自責」にする
仕事ができる人は、失敗した時に「他責」ではなく「自責」で考えます。
自責とは、何らかの事柄に対する責任が自分にあるとする考え方のことです。それに対して、自分以外のどこかに責任があると考えるのが他責です。
自責思考の人は、何らかの問題が発生したときでも自分の責任だと考えて解決や対処のために行動します。その姿勢が評価され、仕事ができる人だと思われやすいのです。
他責思考の人は、問題が自分以外の場所にあると考えるため、改善策を練ることもありません。しかし自責思考の人は、改善のために自分ができることを考えます。
そのため自責思考の人は改善を積み重ね、他責思考の人と差が生まれやすい傾向があります。
失敗時は「言い訳」ではなく「原因」を考える
失敗してしまった時「言い訳」ではなく「原因」を考えるのも、仕事ができる人の特徴です。
言い訳は責任から逃れるためや、ミスをごまかすためのものです。原因を考える場合には、自分の責任を認めた上で、問題が起きた経緯を確認します。
失敗時に言い訳ではなく原因を考えると仕事ができる人だと評価される理由は、自責思考と他責思考の話と同様です。責任逃れをするのではなく、再発防止策を考えることで、その姿勢が評価されやすいのです。
言い訳をする人は、上司にどう説明するかだけを考えています。一時的に責任を逃れられることもあるかもしれませんが、成長や再発防止にはつながりにくく、ムダな時間ともいえるでしょう。
原因を考え改善のために行動できれば、問題が発生する頻度を減らせます。それによって仕事がスムーズに進みやすくなることも、仕事ができる人と評価される理由です。
15分考えてわからないことは周囲に聞いている
仕事ができる人は、15分程度考えてもわからないことは誰かに質問できます。
自分でいくら考えても、わからないことはあります。ある程度考えてもわからないことは、人に質問することで、適切に行動し成果につなげられるのです。
また、わからないことを自分なりに考えてそのまま進めると、期待されたものと成果物にズレが生じてしまうこともあります。あいまいな部分は質問しながら進めれば、期待に沿った成果物を仕上げられるでしょう。
ただし、自分で考えずすぐに人に聞くだけでは「仕事」ではなく「作業」になってしまいます。ある程度自分で考えてから、わからないことを質問しましょう。
いくら考えてもわからないことを質問できずに考え続けると、ムダな時間を過ごしてしまいます。すぐに質問して行動に移せば、その分成果につながる仕事の時間を増やせます。
「結論から話す」癖が根付いている
仕事ができる人には、結論から話す癖が根付いています。
結論から話さないと、聞いている人は何の話をされているのかわからない場合があります。要点がわからないまま話を聞くと、ストレスを感じてしまうのです。
結論から話をすれば、相手が要点をつかみやすく、双方ともに時間のムダを避けられます。
結論から話ができる人とは、自分の中で一度まとめてから話ができる人です。そうでない人は、自分が考えたことを思いついた順に話している傾向があります。
結論から話せるのは話がまとまっている証拠でもあるため、時間をムダにせずスムーズな情報伝達が可能です。そのため、仕事ができる人と評価されやすい傾向があります。
今すぐ仕事ができる人になる10個のポイント
冒頭で触れたとおり、仕事ができる人の思考や言動を真似すれば「仕事ができるビジネスパーソン」へと成長できます。
そこで、ここからは今すぐ仕事ができる人になるポイントを、10個にまとめて紹介します。
仕事の「ゴール」を明確にする
仕事ができる人になるために、ゴールを設定しましょう。漠然とした目標ではなく、明確なゴールを設定する必要があります。
例えば「商品に関する資料を作る」ではなく「商品の機能を簡潔に伝えるための資料を作る」と決めるようなイメージです。このように決めておけば、長々と説明を書くのではなく、特に伝えたい部分ポイントだけを掲載した資料を作れます。
また「機能を伝える」をゴールとしておけば、装飾に時間をかけすぎてしまうこともありません。仕事の内容によっては、数値を使って目標を設定するなど、具体的になるよう工夫してみましょう。
優先度順に仕事を仕分けてみる
自分がするべき仕事は、優先度順に仕分けましょう。
時間管理のマトリクスを使って、仕事の優先順位を決めます。マトリクスを使ってタスクを分けたら、次の順でタスクの優先順位を決めましょう。
- 緊急かつ重要
- 緊急ではないが重要
- 重要ではないか緊急
- 重要でも緊急でもない
特に注意すべきは「緊急ではないが重要」なタスクです。つい後回しにしがちですが、本来時間をかけて取り組むべきタスクであるため、どこかで時間を確保できるよう工夫しましょう。
「緊急ではないが重要」なタスクは、時間が経つと「緊急かつ重要」に変化します。そのため「緊急ではないが重要」なタスクに取り組む時間を作っておくことで、緊急度に振り回されず仕事を進められるようになります。
同時に「重要ではないが緊急」のタスクを減らせるような工夫をしましょう。例えば、急ぎでない連絡は電話ではなくメールにしてもらえば、自分のペースで仕事を進められます。
優先度順に仕事を仕分けるとともに、重要なタスクに取り組めるような工夫が必要です。
工数が少ない仕事から片付ける
工数が少ないタスクがあれば、緊急度や重要度を問わずすぐに片付けてしまいましょう。
例えば、上司への報告は、短時間で片付けられる代表的なタスクです。工数が少ない仕事から片付けることで成果物を積み上げられるとともに、タスクの数を減らして整理しやすくなります。
タスク整理は仕事を効率よく進めるために重要ですが、それ自体にも工数がかかります。そのため、できるだけ整理しやすい環境を整えておくことも重要です。
すぐに片付けられるタスクは、仕分けを考える前に済ませることで後の手間を減らせます。
「自分がやるべき仕事か」を精査する
タスクに着手する前に、本当に自分でなければできない仕事なのか考えてみましょう。できる限り部下に仕事を任せると、自分しかできないタスクに注力できます。
最初のうちは、部下に任せるより自分で仕事を進めた方が早いと感じることもあるかもしれません。しかし、最初は教える手間や時間がかかっても、任せているうちに早くなることもあります。
1人で仕事を抱え込まず、自分がやるべき仕事を精査し、注力すべきタスクを選びましょう。
仕事へ着手する前に「制限時間」を決める
目の前の仕事にいきなり取りかかるのではなく、まずどのくらいの時間がかかるか考えましょう。それをもとに、制限時間を決めます。
どのくらいの時間がかかるか分からないタスクでも、仮の制限時間を設定することで、集中して仕事に取り組めます。
さらに、実際にタスクをこなすのにかかった時間をはかっておくことも重要です。時間をはかっておくことで、次に同じタスクに取り組むときに、より正確な目標とスケジュールを設定できます。
適切な制限時間を設定し、集中して仕事を進めましょう。
「7割完成」「3日前納品」を目指して仕事に取り組む
納期当日ではなく、3日前の完成を目指して仕事に取り組みましょう。さらに、完璧な仕事をしようと考えるのではなく、7割程度の完成度を目指すことも重要です。
3日前の完成を目指しておけば、万が一の遅れやトラブルにも対処する余裕が生まれます。
7割程度の完成度があれば大抵の仕事では合格点が取れます。しかしどうしても納得いかない場合には、完成から納期までの間に完成度を高めることも可能です。
タスクをスケジュールに落とし込んだ時点で、どうしても3日前までの完成が難しい場合には、仕事量の相談も検討してください。
失敗時は「なぜうまくいかなかったか」に目を向ける
失敗してしまったときには「なぜうまくいかなかったか」に目を向けましょう。
どうしたら責任を逃れられるか、どう言い訳をするかを考えても、成長にはつながりません。自分の責任を認めたうえで、原因を考える姿勢は評価される可能性があります。
また、原因を考えることで、再発防止の検討もできます。どうしたら次に同じことを起こさずに済むのか、そのために必要な行動は何か考えておきましょう。
15分考えて結論が出なければ人に聞く
15分考えてもわからなければ、上司や同僚に相談しましょう。タスクそのものだけでなく、考える時間にも制限時間を設けることが重要です。
時間をかけて考えれば、答えが出るとは限りません。考えずに質問するばかりでは問題ですが、ある程度考えたら分かりそうな人に相談すれば、行動を開始するまでの時間を短縮できます。
仕事で成果を上げるためには、1人で頑張りすぎずに人に頼る努力もしなければなりません。
伝える前に結論を文字に起こしておく
人と話をする前には、結論を文字に起こしておきましょう。
結論から話すためには訓練が必要です。慣れるまではいきなり話をするだけでなく、結論を紙に書き出して整理してください。
慣れてくれば、毎回整理しなくても自然と結論から話せるようになります。わざわざ整理する手間は面倒だと感じるかもしれませんが、話す時間が短くなり、相手に与えるストレスを減らすメリットがあります。
仕事ができる人を真似る
「仕事ができる」と感じる人がいれば、行動を真似してみましょう。
仕事ができる人は、上記で紹介したようなことを無意識に実行している場合もあります。人によっては、それ以上のポイントが見つかるかもしれません。
自分と仕事ができる人は何が違うのか観察し、まず形だけでも真似してみてください。真似したうえで、気付いた違いをメモしておくとさらによいでしょう。
仕事ができる人を真似すると、次第に行動が自分のものとして身につきます。
仕事ができる人にまつわるFAQ
仕事ができる人にまつわる、よくある質問をまとめました。気になるポイントをチェックしてみてください。
仕事ができる人の見た目に共通点はある？
仕事ができる人の多くは、清潔感がありTPOに合わせた服装を選びます。他者に対しての配慮ができるのが、仕事ができる人の特徴といえるでしょう。
仕事ができる人の口癖って何かある？
仕事ができる人の口癖はいろいろあります。中でも「結論から言うと」は、マネしたい口癖です。
「結論から言うと」を意識的に発することで、自然に結論から話す癖を身につけられます。
仕事ができる人はすぐにわかる？
仕事ができる人は、観察していると比較的すぐにわかります。この記事で紹介した特徴にあてはまるような行動をしていれば、仕事ができる人と判断してよいでしょう。
まとめ：できることから始めよう
今回は、仕事ができる人の特徴を紹介しました。
仕事ができる人には、さまざまな特徴があります。中には、すぐにマネできる特徴もありますから、できることからチャレンジしてみましょう。
最初は形をマネするだけになってしまうかもしれません。しかし、行動をマネしているうちに、だんだん自分のものとして習得できます。
この記事を参考に、まずはできるところから、仕事ができる人の行動をマネしてみてください。
