この記事では原因や原因や改善法も交え、仕事が遅い人の特徴を解説します。
仕事が遅い人と速い人は何が違うんだろう？
仕事のスピードを上げるにはどうしたらいいの？
「仕事が遅い人=仕事ができない人」そんなイメージを払拭しようにも、どうすれば素早く仕事を遂行できるのかイメージが湧かない人は多いですよね。
そこで、この記事では仕事が遅い人の共通点をわかりやすく解説します。仕事が早い人になるポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
- 仕事が遅い人はゴールや優先順位を理解・意識していない傾向にある
- 知識や経験不足が原因の場合は時間がかかると想定しておくとも重要
- ゴールや優先順位を意識すれば仕事の速度を改善できる
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仕事が遅い人に共通する11の特徴
仕事が遅い人の共通点を、11個にまとめて紹介します。
仕事の「ゴール」を理解していない
ゴールを理解せず仕事を進めると、完了までに時間がかかります。
仕事はあくまでも、ゴールを達成するための手段です。しかし、中には、仕事をすること自体が目的になってしまっている人もいます。
ゴールを理解していないと、目的達成のために必要な作業と、そうでない作業を区別できません。
例えば、プレゼン資料のゴールは相手に情報を伝えることです。しかしゴールを理解していないと、デザインなど情報の伝えやすさではない部分にこだわりすぎてしまうこともあるでしょう。
ゴールを理解せずに仕事を進めることで、ムダな作業が増えて時間がかかってしまうのです。
仕事に優先順位がつけられない
仕事が遅い人は、優先順位をつけず目の前にある作業をこなす傾向があります。仕事の中には重要なものとそうでないものがありますが、区別せず同じように注力するため、時間がかかってしまうのです。
例えば、顧客に納品する商品は、品質が高いものを作らなければなりません。しかし、上司に提出する報告書は、情報が伝わるものであれば十分です。
重要度の高い仕事に注力し、そうでないものは優先度を下げて対応することで、全体のスピードを上げられます。
行き当たりばったりで仕事に着手している
行き当たりばったりで計画を立てずに進めると、仕事が遅くなります。きちんと計画を立てて進めれば、効率よく済ませられる仕事も数多くあるためです。
例えば、最寄り駅が同じA社とB社に訪問する予定がある場合、同時に済ませられないか考えてみましょう。行き当たりばったりで動くと2往復しなければなりませんが、事前に計画を立てておけば1回で済む可能性があります。
このように、計画を立てることで、仕事のムダを減らせます。
「考える時間の長さ=仕事の出来」だと考えている
品質を高めるためには、長く考えるべきだと思っている人も、仕事に時間がかかりがちです。
長く考えれば、品質の高いものができあがるわけではありません。実は、長時間考えていても、実際に集中して考えている時間は少ないともいわれています。
ある程度考えたら、まずは手を動かしてみましょう。実際に手を動かすと、周囲の人の反応がわかるケースもあります。
考える時間を減らして早く仕事を始めていれば「何か違う」と感じた時に、軌道修正が可能です。長時間考えて作業時間が短くなると軌道修正が難しいため、結果的に成果物の品質が下がってしまうケースもあるのです。
抱えられる仕事のキャパシティを把握していない
仕事に時間がかかってしまい残業が多い人は、そもそもキャパシティを把握していない可能性があります。
仕事を断れずに抱え込んでしまうと、労働時間が長くなります。労働時間が長くなると、疲れによって余計に時間がかかったり、仕事のクオリティが落ちてしまったりすることもあるのです。
自分のキャパシティを把握し、無理な仕事は断ることも重要です。
イメージで物事を判断している
イメージで物事を判断していると、仕事に時間がかかってしまう可能性があります。イメージと実態は、大きく違うことがあるためです。
例えば販売する商品を用意するときに、イメージだけで準備すると、不足や過剰が発生する可能性が高いでしょう。予想される来客数や過去の販売データなどを確認しておけば、適切に準備できます。
実態を把握しておかないと、ムダや二度手間につながります。把握しきれていないと感じたら、事前に調べる癖をつけましょう。
失敗を「自責」ではなく「他責」にする
失敗を自責ではなく他責にする人は、成長できず仕事が遅くなる可能性があります。
自責とは、何らかの物事に対する責任が自分にあるとする考え方のことです。それに対して、責任が自分以外のどこかにあると考えるのが他責です。
自責思考であれば、問題を解決し、次に同じ失敗をしないために何をすべきか考えられます。しかし他責思考の場合、自分に原因があるとは考えていないため、改善案を考えることはありません。
結果的に自責思考の人ほど仕事の改善を積み重ねるため、他責思考の人と差がついてしまいます。
言い訳する癖がついている
言い訳をする癖がついていると、仕事が遅くなりがちです。
言い訳とは、責任から逃れるための行動です。言い訳を考えている時間はムダですし、他責思考の場合と同様、自分に責任がないと考えているため改善につなげられません。
そのため、言い訳しない人と比べて成長が遅れてしまうのです。
繰り返し同じことを質問する
仕事が遅い人は、繰り返し同じことを質問する傾向があります。
繰り返し同じことを質問するということは、自分の中にその情報が定着していない証拠です。何度やっても覚えられないのであれば、自分用のマニュアルを作るなどの方法で対処しましょう。
繰り返し同じことを質問するのは、他人の時間を奪うことです。最初は優しく対応してもらえていても、繰り返すうちに教えてもらえなくなってしまうでしょう。
マニュアルを作る過程でも、仕事を覚えられます。また、マニュアルがあれば誰かに業務を引き継ぐときにも役立つため、覚えられないことがあれば試してみてください。
「記憶」に頼っている
記憶に頼る人は、仕事が遅くなりがちです。
何かを覚えておこうとすると、その分だけ脳のリソースを使ってしまいます。メモしておけば、覚えておく必要がないため、その分のリソースを別の仕事に利用可能です。
また、人間の記憶はあいまいなため、覚えたことだけで仕事を進めるとミスが生じることもあります。メモしておけば、ミスを減らして仕事を早く進められるでしょう。
「説明」から話を始める
仕事が遅い人は、結論ではなく説明から話を始める傾向があります。
説明から話を始めると、相手は何を聞いているのか理解するまでに時間がかかります。結論から話をすれば、要点をつかんで話を聞けるのです。
前置きの長い伝え方をするのではなく、まず結論から話すことで論理的な説明ができます。
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仕事が遅いのは単なる「知識・経験不足」の可能性もある
知識不足や経験不足のために、仕事が遅くなる場合もあります。
例えば、報告書に書くべき内容や書き方の決まりを知らなければ、確認しながら書類を作成するため時間がかかります。しかし、慣れてしまえば考えたり調べたりする時間は不要となり、仕事を早く進められるでしょう。
初めての仕事や慣れない仕事の場合には、ある程度時間がかかるのは仕方ないと考えておくことも重要です。
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今すぐ仕事が早い人になる8つのポイント
なかには、どうすれば仕事が早くなるのかイメージが湧かない人もいますよね。
そこで、ここからは今すぐ仕事ができる人になるポイントを、8つにまとめて紹介します。
仕事の「ゴール」を明確にする
仕事のゴールを明確にしてから取り組むと、仕事が早くなります。
目の前の仕事にすぐ手をつけるのではなく、まずゴールは何かを考えてみましょう。ゴールを達成するために必要な部分に注力し、そうでない部分にはこだわりすぎず仕事を進めます。
注力すべき部分を見極めることで、1つひとつの仕事にかかる時間を減らせます。
優先度順に仕事を仕分けてみる
仕事をリスト化し、優先度の高いものから取り組んでみましょう。
仕分けをしないと、優先度の高いものではなく締切の近いものから取り組んでしまいがちです。しかし、締切順に着手すると、優先度の高い仕事を急いで仕上げなければいけなくなってしまうケースもあるでしょう。
優先度の高い仕事に取り組む時間を確保するために、優先度の低い仕事を減らすことも重要です。例えば、緊急でない用事は電話ではなくメールで送ってもらえるよう依頼すれば、割り込みの頻度を下げられます。
まずは、優先度の高い仕事とはどのようなものか、考えてみましょう。
仕事をスケジュールに落とし込む
仕事をスケジュールに落とし込むと、スピードを上げられます。
人間は、どうしても納期ギリギリまで時間を使ってしまいがちです。スケジュールに落とし込み、自分の中で締切を作っておけば、決めた時間内に仕事を終わらせるよう工夫しながら進められます。
また、締め切り前になると集中力が高まりやすくなる「締切効果」も期待できます。どの仕事にどの程度の時間がかかるか把握し、スケジュールに落とし込んでみましょう。
「7割完成」「3日前納品」を目指して仕事に取り組む
仕事に取り組む時には「7割完成」と「3日前納品」を目指しましょう。
100%の完成度を目指すと、どうしても時間がかかってしまいます。また、自分では100%の完成度だと思っていても、他人から同様に評価してもらえるとは限りません。
7割程度の完成度があれば、多くの仕事で合格点が取れます。そのため、まずは7割まで仕上げるのが重要なのです。
3日前納品を目指しておけば、何かトラブルがあったときにも期日までに挽回できます。もし余裕があれば、仕事の完成度を高められるでしょう。
納期を守りながら多くの仕事をこなすためには「7割完成」と「3日前納品」を目指して仕事に取り組むことが重要です。
15分考えて結論が出なければ人に聞く
15分考えても結論が出ないときは、人に質問しましょう。自分1人でどれだけ考えても、結論が出ないこともあります。
何も考えずに人に質問するのはよくありませんし、何度も同じことを聞けば相手に嫌がられてしまいます。そこで、15分を目安に自分で考え、それを過ぎたら人に聞くことが重要なのです。
質問せずに仕事を進めると、大きな方向性のズレにより後で大幅な修正が必要になる可能性も。わからないことは、素直に誰かに聞きましょう。
失敗時は「なぜうまくいかなかったか」に目を向ける
失敗してしまったときには「どう責任を逃れるか」ではなく「なぜうまくいかなかったか」に注目しましょう。言い訳をすれば一時的には責任を逃れられるかもしれませんが、成長にはつながりません。
「なぜうまくいかなかったか」を考え、さらに「どのようにすすめれば上手くいくのか」を考えられれば、次は同様の失敗をせずに済むでしょう。
改善策の積み重ねが成長につながり、仕事のスピードを上げられます。
伝える前に結論を文字へ起こしておく
誰かに話をする前には、一度結論を文字に起こしておきましょう。
結論から伝えるのは、訓練しなければなかなかできません。慣れるまでは、自分の中で話をまとめ、結論を書き出してみてください。
結論を紙に書き出しておけば、スムーズに話を進められます。
仕事ができる人を真似る
仕事ができる人を真似るだけでも、仕事のスピードが上がります。
仕事が早いのには、必ず理由があります。まずは行動を真似するだけで仕事のスピードを上げるヒントにつながることもあるのです。
自分との違いや、行動の理由を考えられるようになるとさらによいでしょう。最初は単純に行動を真似しているだけでも、続けているうちに自分の習慣として取り入れられます。
まとめ：できることから始めよう
今回は、仕事が遅い人の共通点を早く仕事するポイントも交えて紹介しました。
仕事が遅い人には、共通した特徴があります。まずは、その特徴を知ることから始めましょう。
ちょっとしたコツを押さえれば、すぐに仕事が早い人になれます。この記事を参考に、できることから始めてみてください。
