仕事をもっと効率的に進めたい…
仕事効率化ツールってどれがいいんだろう？
仕事効率化ツールの導入は、時間とコストの節約、生産性の向上、テレワークの支援という点で大きな利益をもたらします。
しかし、仕事効率化ツールといっても様々な用途のものが複数の会社から出ているため、どれを選べばいいかわからない人も多いですよね。自分や会社に合わないツールを導入しては、期待した効率化が発揮できない事態になってしまいます。
そこで、この記事では次の目的別におすすめの仕事効率化ツールを紹介します。
仕事効率化ツールの選び方も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
失敗しない仕事効率化ツールの選び方
はじめに、業務効率化ツールの選び方を、3つのポイントにまとめて紹介します。
課題の解決に適した機能があるか
仕事効率化ツールを選ぶ際に最も重要な点は、そのツールが課題やニーズを解決するのに適した機能を備えているかどうかです。
ツールの機能が実際の業務プロセスや目的に合わない場合、導入後に想定していた効果が期待できません。例えば、タスク管理ツールを導入したいと考えた場合、そのツールがタスクの優先度設定や期限管理、チーム内コラボレーションなど期待する機能を提供しているかを確認します。
また、プロジェクト管理ツールを導入する場合は、ガントチャートやタイムライン表示、タスクの依存関係設定などが重要な機能です。
このように、自社の課題やニーズに合った機能を重視し、ツールを選定してください。ツールによっては、プランごとに使用できる機能が限定されている場合があるので、各プランの検討も合わせて行いましょう。
知識がなくとも使いこなせるか
仕事効率化ツールを導入するうえでは、そのツールが使いやすいかどうかも重視しましょう。
ツールを使う全ての社員が専門知識を持っているわけではありません。知識がなくても使いこなせるかどうかが重要です。
例えば、クラウドベースのプロジェクト管理ツールを導入する場合、そのツールが直感的なユーザーインターフェースを持っているか、操作方法が分かりやすいかどうかを確認します。また、初期設定やカスタマイズが容易か、簡単なチュートリアルやトレーニング資料が提供されているかなども重要です。
ツールの利用者が手軽に使えるツールを選択しなければ、効率化のために導入したツールでも意味がありません。まずは、自分で導入候補のツールの使用感を確認してみましょう。
安全性は高いか
仕事効率化ツールを選ぶ上で、安全性も重要です。
特に、ツールを使うにあたって、企業の機密情報や個人情報が含まれる場合は、データの保護やセキュリティの確保が不可欠です。ツールの使用が原因で重要なデータが外部に流失してしまっては、企業の信用を損ねてしまいます。
例えば、クラウドストレージサービスを利用する場合、データの暗号化や二段階認証などのセキュリティ機能が実装されているかを確認しましょう。
また、ツールの開発元が信頼できる企業であり、セキュリティに関する機能が社内のセキュリティ基準をクリアしているか確認することをおすすめします。さらに、ツールがサーバーを保有している場合、物理的なセキュリティや定期的なセキュリティアップデートの実施状況も確認しましょう。
安全性が確保されたツールを選択することで、企業の重要データと信用を守ることができます。
社内での伝達業務を効率化するおすすめツール3選
ここからは、社内の伝達業務を効率化するおすすめツールを、厳選して3つ紹介します。
Slack
Slackは、グローバルに広く利用されているコミュニケーションツールです。チャンネルを用いた情報のカテゴリ分けやリアルタイムでのチャット、ファイル共有、ビデオ通話など多彩な機能を備えています。
また、外部サービスとの連携も強力で、TrelloやGoogle Drive、GitHubなどのツールとの統合が可能です。
参考：Slack
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。
Chatwork
Chatworkは、日本国内で開発されたビジネスチャットツールです。セキュリティが強化されており、企業の内部情報が安全に管理できる設計です。
Chatworkではチャットとタスク管理がシームレスに統合されており、チャットの内容から直接タスクを割り当てることができます。
参考：Chatwork
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。
LINE WORKS
LINE WORKSは、日常生活に欠かせないLINEアプリを基盤としたビジネス向けコミュニケーションツールです。LINEとの親和性が高く、使い慣れたインターフェースで直感的に操作できます。
リアルタイム通信はもちろん、大容量のファイル共有やビジネスに特化した機能が整っています。
参考：LINE WORKS
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。
タスク管理・効率化におすすめのツール3選
タスク管理ツールは、仕事の進行をスムーズにし、生産性を高めるために欠かせないツールです。
ここでは、タスク管理・効率化におすすめのツールを3つ紹介します。
Trello
Trelloは、直感的なカード形式でタスクを管理できるツールです。
ボードやリスト、カードなどの視覚的にアプローチしたデザインを使用してタスクの整理が可能です。タスクを見える化することで、業務の効率化を図ります。
直感的なドラッグ＆ドロップ操作で、プロジェクトの各フェーズの管理が行えるため、チーム内のコミュニケーション向上が期待できます。
参考：Trello
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。
Notion
Notionは、タスク管理だけでなく、データベース管理やカレンダー管理など、複数の機能を統合したオールインワンツールです。
文書の作成と管理も同一プラットフォームで行えるため、情報の一元化ができます。カスタマイズ機能が豊富で、個々のニーズに合わせて多様な使い方が可能です。
参考：Notion
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。
Asana
Asanaは、タスクの割り当てや進捗状況の追跡、デッドラインの管理などを行うことができるプロフェッショナル向けのタスク管理ツールです。
プロジェクトのマイルストーン設定や依存関係の管理も行え、大規模プロジェクトの管理に適しています。
参考：Asana
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。
会議の効率化におすすめなツール3選
リモートワークが普及する現在、オンライン会議の効率化ツールの需要が高まっています。
ここでは、会議効率化におすすめなツールを3つ紹介します。
Zoom
Zoomは、その使いやすさと高いビデオ及び音声品質で広く知られるツールです。
大規模なウェビナーから小規模なミーティングまで、幅広いニーズに対応しており、画面共有やチャット、背景ぼかし機能など、多様な機能を提供しています。
参考：Zoom
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。
Google Meet
Google Meetは、Google社が提供するビデオ会議ツールで、Googleの安全性と簡便性を兼ね備えており、他のGoogleサービスと連携しやすいツールです。
G Suiteユーザーであれば、GoogleカレンダーやGmailとシームレスに連携し、直感的な操作で会議を設定・開始することができます。
参考：Google Meet
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、会議だけでなく、チャット、ファイル共有、タスク管理の機能も備えた統合コミュニケーションプラットフォームです。
Office 365との高度な統合性があり、文書作成やプレゼンテーション中の協働が非常にスムーズです。
参考：Microsoft Teams
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。
事務作業の効率化におすすめなツール3選
反復的で時間を要する事務作業を効率化したいと考える人も多いのではないでしょうか。
ここでは、事務作業を効率化するために特におすすめの3つのツールを紹介します。
Freee
Freeeは、会計業務を自動化するクラウド会計ソフトです。領収書のスキャンから仕訳、申告までを一元的に管理できる機能を提供するなど、中小企業や個人事業主に人気のツールです。
簡単な操作で会計業務がスムーズに行えるため、時間とコストの削減につながります。
参考：Freee
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。
クラウドサイン
クラウドサインは、契約書の作成、送信、署名、管理をデジタル化する電子契約サービスです。
ペーパーレスで時間やコストを大幅に削減しながら、契約プロセスのスピードとセキュリティを向上できます。
参考：クラウドサイン
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。
GMOサイン
GMOサインは、セキュリティと法的拘束力を備えた電子署名サービスです。
文書管理から署名まで一貫したプロセスをオンラインで完結させることが可能です。特に、法人間取引におけるドキュメントの処理速度と安全性を向上させます。
参考：GMOサイン
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。
仕事効率化ツールを導入する3つのメリット
ここからは、仕事効率化ツールを導入するメリットを、3つにまとめて紹介します。
雑務を行う時間を削減できる
仕事効率化ツールの導入により、雑務を行う時間を削減が可能です。雑務とひとことでいっても、反復的なデータ入力や情報の整理、ドキュメント管理など、多岐にわたり、業務時間の中で大きな割合を占めています。
仕事効率化ツールを導入することで、日常的な雑務の自動化や効率化が図れます。例えば、会計ソフトウェアを導入すれば、請求書の発行や経費の管理が自動化され、スピーディーかつ正確に行うことができます。
仕事効率化ツールの導入により、雑務にかかる時間を削減し、本来の業務に集中する時間の確保が可能です。雑務を行う時間を削減することにより、社員のモチベーションにも繋がるでしょう。
人員コストを削減できる
仕事効率化ツールの導入は、人員コストの削減に効果があります。
なぜなら、人手を要していた作業がツール導入により自動化されることにより、その作業の必要人員をを減らすことができるからです。また、ツールの導入により、残業時間の削減も期待できるため、人員コストをさらに抑えることができます。
より生産的な作業に集中することで、以前より多くの仕事をこなせるようになるため、戦略的な人員配置も可能になるでしょう。
テレワークとの相性が良い
仕事効率化ツールは、テレワークをサポートするために不可欠です。
例えば、クラウドベースのドキュメント管理システムを利用することで、会社以外のどこからでもファイルにアクセスし、編集することが可能です。コミュニケーションツールを使えば、チームメンバーとリアルタイムでのコミュニケーションができ、情報の伝達がスムーズになります。
これにより、テレワーク環境でもチームの一体感を保ちながら、効率的に業務を進められます。そのため、仕事効率化ツールはテレワークとも相性が良いといえます。
効果的な仕事の効率化を目指すなら
希望するツールがあったけど、自社に合うようにカスタマイズしたいと考える人もいます。ツールのカスタマイズには、プログラミングの知識が必要不可欠です。
より自社に合った効果的な業務改善を行うためには、AIの活用もおすすめです。最先端のAI技術を駆使したChatGPTの活用方法やPythonを使用したデータ処理や自動化などで仕事の効率化ができます。
SAMURAI ENGINEERの「業務改善AI活用コース」では、ChatGPT、プロンプトエンジニアリング、Pythonを学びながら、コードが書けない人でも最速でDX人材を目指せます。現役エンジニアが教えるため、短期間で実際の業務内容に応用できるスキルを身につけることが可能です。
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まとめ
仕事効率化ツールの失敗しない選び方や業務別のおすすめツールを紹介しました。
まずは、自社の課題に合った正しいツールの選定を行うことが仕事効率化の成功の鍵です。さまざまな仕事効率化ツールがあるため、どの業務を効率化することで企業に貢献するかを検討しましょう。
仕事効率化ツールを活用することで多くのメリットが得られるため、プランごとに使用できる機能を確認してプランを選定することが重要です。
なお、次の記事で業務別におすすめの効率化ツールを紹介しているので、良ければ参考にしてください。
この記事の監修者
フルスタックエンジニア
音楽大学卒業後、15年間中高一貫進学校の音楽教師として勤務。40才のときからIT、WEB系の企業に勤務。livedoor（スーパーバイザー）、楽天株式会社（ディレクター）、アスキーソリューションズ（PM）などを経験。50歳の時より、専門学校でWEB・デザイン系の学科長として勤務の傍ら、副業としてフリーランス活動を開始。 2016年、株式会社SAMURAIのインストラクターを始め、その後フリーランスコースを創設。現在までに100名以上の指導を行い、未経験から活躍できるエンジニアを輩出している。また、フリーランスのノウハウを伝えるセミナーにも多数、登壇している。
