仕事が早い人の特徴8選！遅い人との違いや作業効率を高めるコツも紹介

「仕事が早い人=仕事ができる人」「仕事が遅い人=仕事ができない人」といったイメージから、仕事が早い人へ憧れを抱いている人は多いですよね。

ただ、早く仕事を終わらせるにはどうすればいいのか、わからない人は多いはず。

そこで、本記事では仕事が早い人に共通する特徴をわかりやすく解説します。今すぐ実践できる仕事のコツも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

そもそも「仕事が早い」とは？

はじめに、そもそも「仕事が早い」とは何を指すのか、その意味を2つに大別して紹介します。

仕事と作業の違い

仕事と作業は「目的を意識しているかどうか」でその意味が異なります。

仕事が遅い人（仕事ができない人）は目的が曖昧なまま作業をしている人、仕事が早い人（仕事ができる人）は目的の達成に向け行動している人を指します。

一例として、日報の作成を考えてみましょう。日報の目的は、日々の業務を上司・チームメンバーに報告することとします。

仕事が遅い人は日報の目的を意識しないため、業務に関係ない事項を記載するなど、無駄な工程を挟むことにより必要以上に時間を使う傾向があります。一方、仕事が早い人は目的をきちんと把握してから作成するので、必要最低限で過不足なく日報の作成・提出が可能です。

このように「仕事が早い人=仕事をしている人」「仕事が遅い人=作業をしている人」と言い換えると、理解がしやすくなります。

「仕事が早い=能力が高い」とは限らない

「仕事が早い=能力が高い」とは限りません。仕事が早い人は、

など、能力が高い人と思われがちです。ただし、慣れや経験により仕事が早くなる場合もあります。

飲食店やスーパーのレジ打ちを例に考えてみましょう。

最初は使い方がわからず、お客様を待たせてしまった経験がある人もいるかもしれません。しかし、何度も同じ作業を繰り返せば人は慣れます。数ヶ月～1年程度レジ操作を経験すれば、操作方法を覚えてスムーズにレジ打ちができるようになります。

このように、同じ作業を繰り返していれば、蓄積された経験により仕事のスピードは上がるのです。慣れにより仕事が早くなる側面がある点はおさえておきましょう。

仕事が早い人に共通する8つの特徴

ここからは、仕事の早い人（仕事のできる人）に共通する特徴を、8つにまとめて紹介します。

目的の実現を念頭に仕事している

仕事のできる人は、常に目的を意識しています。目的の実現を念頭におくことで、その行為の意義を見出し、やりがいを持って仕事ができます。また、何をすべきかの明確化が可能です。

たとえば、新しい知識を学び仕事に活かすことを目的としており、資格取得に励んでいる人がいます。仕事のできる人は業務に活かすことを念頭に勉強しているので、あくまで資格の取得を手段としています。そのため、資格試験に合格できずとも、実務で勉強した知識の上手な活用が可能です。

一方、仕事のできない人は資格取得自体を目的にしていることも少なくありません。そのため、資格勉強の目的がわからず、モチベーションを維持できない可能性があります。このような場合、たとえ資格を取得できたとしても、身に付けた知識を上手く仕事に活かせません。

仕事に優先順位をつけている

仕事が早い人は、一つひとつのタスクに対して優先順位を付けてから仕事を進めます。

スティーブン・R.コヴィーの著書「7つの習慣」では、「時間管理のマトリクス」について解説されています。時間管理のマトリクスとは時間を管理するためのツールで、「重要度」と「緊急性」の2つの要素を基にした下記4つの象限で構成されます。

仕事の遅い人は「緊急度」の軸を優先して行動しがちです。急ぎのメール・電話対応に時間を奪われ、本来集中すべき業務を後回しにしている人も多いのではないでしょうか。

ビジネスでは、決められた時間の中でどれだけの成果を出せるかが求められます。仕事のできる人は「重要度」の軸を優先して行動しているのです。長期的な目線で人間関係の構築に時間を割き、プロジェクトを円滑に進めている人が一例に挙げられます。

すぐに終わる仕事は先に片付ける

仕事の早い人は、重要度が低くともすぐに終わる仕事を先に着手しています。重要度の高い順に仕事を行うことは、時間管理のマトリックスの観点からは得策であると先述しました。

しかし、すぐに終わる仕事を早く片付けると、目に見える成果が積み重なり周囲から評価を得られます。一方、後回しにしてしまうと、仕事が溜まり1人で多くの業務を抱え込むことになる恐れがあります。

例として「勤怠管理」を考えてみましょう。早退・遅刻・残業・休日出勤などの理由をシステムに入力して報告する必要があるとします。すぐに終わるけれど重要性が低いために疎かにしていると、勤怠管理の担当者から上司に連絡がいき、指導される場合もあるかもしれません。一方、すぐに終わる仕事を早々片付けることで、仕事が山積みになる事態を防止し、周囲からの信頼獲得にもつながります。

仕事が早い人になりたいのであれば、すぐに終わる仕事は放っとくのではなく、先に片付けることを心掛けてみましょう。

仕事の完了日を納期より前に設定している

仕事のできる人は、納期よりも前に仕事の完了日を設定し、残りの期間を予備日に設定します。

納期と完了日を同じ日程に設定していると、トラブルが生じたとき納品物を期限どおり提出できず、信頼や評価を損なうことになります。

一方、納期より前倒しで仕事を終えるように計画を立てることで、想定外のアクシデントが発生しても予備日で対応が可能です。余裕を持って仕事を終えられたら、納品物の品質向上のために時間の投資ができます。

仕事の進め方をスケジュールに落とし込んでいる

仕事が早い人は、スケジュール管理を徹底しています。仕事の進め方をスケジュールに落とし込むことで、仕事全体の流れを把握でき、今何をすべきかが明らかになります。

来月に外部向けのプレゼンがある場合、スケジュールを次のように設定するとタスクの明確化が可能です。

行き当たりばったりで仕事をしていると、目的や優先順位を見失い、生産性を低下させる事態につながりかねません。スケジュール管理を行い、細かくタスクを可視化することで、要領よく仕事が進められます。

これまでの経験から作業の工数を減らす知恵がある

仕事の早い人は「どのようにすればこれまで以上に作業を短くできるか」といった経験の活かし方を知っています。

たとえば、エクセルで日々の事務作業を行う場合を考えてみましょう。最初はどのように事務資料を作成すべきかがわからないため、時間がかかってしまうかもしれません。しかし慣れや経験を活かして、PCのショートカットキーやエクセルの関数を利用するなど、試行錯誤を繰り返すことで徐々に作業の工数の削減ができます。

このように、仕事の早い人はPDCAサイクルを回すのを習慣化できている場合が多いです。

わからないことはすぐ周囲に聞いている

仕事のできる人は、一定時間考えてもわからないことをすぐに周囲の上司・同僚などに聞いています。他の人に頼ることで、スピード感を持って仕事を進めることが可能です。

わからないことはいつまで考えていても解決できない可能性があります。一つの出来事に時間を奪われると、他の重要な仕事に手が回らず、期待どおりの成果を生み出せないといった事態につながりかねません。

すぐに周りの人に聞けば素早く課題を解決し、円滑に仕事が進められます。

100%の完遂を目指していない

仕事の早い人は、仕事の完成度にこだわりすぎません。一方、仕事の遅い人は完璧主義になっている可能性があります。

仕事において100%の完遂を求めすぎると、ミスのチェックなどの確認作業で時間を奪われ、スケジュールどおりに仕事を進められない場合も少なくないでしょう。

仕事のできる人は完成度より目的を重視し、自分に要求されている範囲で仕事を行います。そのため、100%の完遂を目指さなくてもきちんとした成果が出せます。

今すぐ実践できる仕事が早くなる4つのコツ

仕事が早い人の特徴を踏まえ、ここからは今すぐ実践できる仕事のコツを4つにまとめて紹介します。

仕事の目的を明確にする

仕事を早く終わらせるためには、その仕事の目的を明確にしましょう。目的が定まったら、目標を設定します。目標を設定する際にジョージ・T・ドランの提唱した「SMARTの法則」が役立ちます。

目的を明確にして目標を設定することで、目的達成のためにいつまでに何をすべきかが具体化されます。そのため、無駄な作業を省き、モチベーションを維持しながら必要なタスクに集中して取り組むことが可能です。

工数が少ない仕事から片付ける

仕事が早い人になるために、工数の少ない仕事から取り組んでみましょう。その際に、時間管理のマトリクスの考え方より「重要度」と「緊急度」の2つ軸からタスクの整理にチャレンジしてみるのがおすすめです。

工数の少ない仕事をこなしていくことで、成果が積み重なり、自信がついて周囲からの信頼も得られます。また、タスクの優先順位付けに取り組むことで、徐々に仕事の進め方のコツを理解することが可能です。

「7割完成」「3日前納品」を目指して仕事に取り組む

仕事の完了日は納期より前（3日前）に設定し、完成度は70%程度を目標として仕事に取り組んでみましょう。目標は数値化するのがおすすめです。数値化するメリットは次のとおりです。

いきなり仕事のやり方を変えるのは負荷がかかり、難しいと感じるかもしれません。トライアンドエラーを繰り返し軌道修正を行うことで、仕事を早く終えられたといった実感が少しずつ得られるでしょう。

仕事がデキる人から知恵を盗む

自分のやり方に固執して成果が出ていない場合、仕事のできる人を観察して自分に取り入れられることはないか探してみるのがおすすめです。

ここで「質問力」が重要になります。仕事の早い人から質問で欲しい情報を引き出すためには、相手との信頼関係や質問に回答しやすい環境作りが大切です。下記のコツを実践してみましょう。

仕事が早い人の業務の進め方を理解し、上手く取り入れれば仕事の能率アップが期待できます。

まとめ：できることから始めよう

今回は、「仕事が早い人」に共通する特徴を、今すぐ実践できる仕事のコツも交えて紹介しました。

仕事の早い人は目的意識を持って仕事に取り組んでいます。一方、仕事の遅い人は目的が曖昧なまま仕事しているため、作業しているだけになっている可能性があります。

今すぐ仕事が早い人になるために実践できることには、次のようなものがあります。

全てを実践するのは負荷が大きく継続できない可能性もあるので、まずはできることから始めてみましょう。